如果你對物業管理ERP的概念還感覺新鮮和陌生的話，物業管理行業的ERP專家—邱剛先生會帶領我們進入一個新的認識領域。

    他會告訴我們什么是物業管理的ERP，物業管理為何要引入ERP思想，ERP在物業管理中的實際應用成效，物業管理企業如何實施ERP，成功的關鍵在哪里，怎樣的企業才具備實施的條件，軟件公司如何進入這個方興未艾的新天地……

    物業管理作為房地產業在消費領域的延續，已經成為社會各界和老百姓關注的焦點。由于物業管理在我國尚處于起步階段，在制度的健全、運作的規范、專業人才的儲備以及管理經驗、服務水平等方面都非常欠缺，所以，如何為客戶提供安全舒適的環境和高效率的服務、提高客戶滿意度、實現高效率的管理和協作、充分節約人力物力和能源、不斷開發新的服務項目以拓展市場從而獲得更大的經濟效益和社會效益，成為了物業管理行業長期需要面對的課題。
同其他行業相比，物業管理工作千頭萬緒，涉及面廣、政策性強、技術應用復雜、日常管理工作量大，非常需要計算機的輔助管理和ERP系統的應用。目前市場上已有的物業管理軟件大多是些記錄型的管理系統，一般只能提供對單個物業類型如寫字樓、社區的單項業務管理，雖然價格低廉，卻無法滿足物業公司對企業全面管理和多種物業類型、多個項目集中管理的要求。因此大多數物業管理公司包括一些有外資背景的大型物業管理公司，都還沒有采用計算機進行管理。建設部已于去年把計算機管理納入了物業管理級別評定的項目當中，物業公司對計算機管理的需求正在逐漸增強，這也為ERP系統在物業管理行業的應用創造了條件。

    當ERP系統進入物業管理

    ERP作為先進的企業管理思想和手段，它能將分散在各部門的系統完整地集成到一起，實現完善的項目管理，改善對客戶的服務，提供體現知識管理的數據庫，為物業管理行業提供全面的解決方案。實施ERP系統將對物業管理行業的發展起到如下的作用。

    1．ERP系統需要在企業開展標準化工作的基礎上實施，從而可以在企業內部建立統一的管理標準，實現人、財、物的集中管理，大幅降低物業公司的管理成本；

    2．實施ERP系統需要對每個項目的管理進行初始化工作，這樣能夠把管理人員、技術人員在每個項目中多年的工作經驗總結到系統中，建立起一套專家型的作業指南，從而實現企業的知識管理；

    3．ERP系統需要在網絡化的基礎上運行，這使得物業管理企業各個部門、各個專業、各個項目之間的協作得到最大程度的加強，減少中間環節，提高工作效率；

    4．ERP系統幫助企業實現的過程化管理，真正落實了ISO9000質量管理體系的要求，極大地減少了手工記錄，實現了管理的精細化；

    5．ERP系統可以為企業決策層提供最實時的管理、服務信息，通過統計、查詢、比較等綜合分析，為企業決策提供科學依據；

    6．ERP系統不僅能縮短客戶服務的響應時間，還能幫助物業公司整合更多的社會資源，為客戶提供更多更好的服務。

    系統設計與實現

    結合海沃德公司在物業管理ERP系統方面的建設經驗，我們認為，要幫助物業管理行業打造出越來越多的大型物業管理公司，就必須為其提供一個適應網絡經濟和知識管理時代要求的ERP系統解決方案。為此，海沃德公司開發設計了一套集成物業管理e-ERP系統，這一系統在ERP思想的指導下，借鑒了國外一流物業管理公司實施ERP系統的成功經驗，結合互聯網技術，以物業管理為基礎，以客戶服務為核心，通過對人、財、物的集中管理，最終實現了在供應商管理、客戶管理、辦公自動化、業務流程控制、作業過程管理等方面業務的全面集成。

    海沃德集成物業管理e-ERP系統目前已經在中國化工進出口公司國際物業酒店管理公司（以下簡稱中化物業）得到了成功應用，系統的功能以及具體應用效果如下。

    1．房產管理：保證物業管理在前期入住、竣工驗收、變更交接等工作過程中房產信息的完整性，并支持不同物業公司對不同類型物業以及多個項目的集中管理。

    該系統在中化物業應用后，可以同時對中化大廈寫字樓、5個普通住宅社區以及聚龍花園、王府井大酒店等不同類型的房地產項目進行集中管理。

    2．人事管理：實現物業管理崗位設置、業務劃分、職責描述、作業指導、技能培訓、業績考核等工作的標準化，支持對多個項目的員工出勤以及工作安排的動態管理。

    該系統在中化物業應用后，對員工加班、考勤、崗位變動、培訓、工資等都實現了動態的管理，還通過與作業管理系統的集成，實現了對員工工作量的統計分析和工作狀態、工作業績的實時考評。

    3．財務管理：實現對多種貨幣和匯率、多種收費項目和標準、多種付款方式和周期的管理以及水、電等能源消耗情況的動態監控，并支持多種運作類型的物業公司的財務管理和多個項目的遠程監控。

    該系統在中化物業應用后，實現了對中化大廈、河北中化大廈、五個社區項目和聚龍花園等項目的財務集中管理和遠程監控。

    4．采購供應：實現日常采購/供應的預算管理、采購商品質量管理、日常維護和維修成本的監控，支持物業公司跨區域、跨物業類型管理多個項目的集中采購和供應。

    該系統在中化物業應用后，實現了對中化總公司所有在京分公司以及中化大廈內租戶辦公用品的集中采購服務。

    5．質量管理：實現對質量管理體系的建立、修訂、執行過程的動態管理，以及和其他專業管理工作的緊密結合，把質量管理的思想落實到物業公司日常管理的各個環節中。

    該系統在中化物業應用后，整個企業的運行都建立在了ERP系統之上，所有的質量記錄都能實時地記錄到系統中，并能對照質量標準進行檢查。

    6．客戶服務：實現對多個物業項目客戶服務工作的集中管理、對客戶服務需求的動態響應和質量監督，最大限度地提高客戶滿意度。

    該系統在中化物業應用后，在中化物業酒店服務網（property.sinochem.com）上建立了支持多個項目、多種物業服務內容的客戶服務中心，客戶可以24小時提交服務申請、查詢服務項目，極大地提高了服務效率。

    7．經營管理：實現與客戶服務、財務管理、采購供應等子系統的銜接，支持物業公司開展多種經營，增加利潤增長點。

    該系統在中化物業應用后，在沒增加中化大廈原來經營部編制的基礎上，實現了對中化大廈、5個普通住宅社區、聚龍花園等多個項目的集中管理和經營，還拓展了中化物業面向社會的物業租賃中介服務。

    8．作業管理：實現各項作業過程的專業化和標準化，建立支援管理數據庫，支持物業公司用很少的專業人員管理多個項目，最大限度地降低人員成本。

    該系統在中化物業應用后，工程管理基本實現了標準化，各個項目不需再配備全部的專業工程師，通過支援管理的方式就可以對多個社區的設備進行管理和維護。

    9．行政管理：在物業公司取消手工報表、實現辦公自動化，同時支持物業公司對異地項目的網絡化管理。

    該系統在中化物業應用后，已經在公司內部取消了手工報表，各部門之間通過內聯單的方式，可以定制各種形式的電子文檔，并發送到指定的部門和人員。

    10． 決策支持：用于各項專業工作的動態反饋、領導查詢和統計分析，通過歷史數據和當前工作的對比分析，為高層管理人員提供決策支持。

    該系統在中化物業應用后，公司領導在審批采購申請計劃時，可以實時地查詢以往的申請和入庫情況，查詢供應商資質、市場價格、庫存及出庫情況，系統會自動提示出相關申請單位的預算及支出情況，從而為采購計劃的審批提供決策支持。   

    物業企業如何建設ERP

    1．認清管理現狀，籌劃未來發展

    建設ERP系統的最終結果是要把整個企業的管理建立在計算機系統之上。因此，籌劃ERP系統建設，一定要考慮企業的管理現狀和整體發展規劃。一般來說，開展了ISO9000質量管理認證的企業基本都具備了實施ERP系統的基礎，物業管理公司還要根據物業管理和服務市場的發展趨勢、企業的資源優勢、客戶的需求來明確企業的發展目標和方向。因為管理型、專業型、顧問型、支援型和綜合型物業管理公司對應的ERP，在系統功能、運行模式、建設重點上有著很大的差別。

    2．基礎數據的管理

    完善的數據管理體系是ERP系統建設的基礎。當前物業管理公司的數據管理還很薄弱，盡管通過開展ISO9000質量認證，物業公司已經建立起了一套規范的質量記錄管理辦法，但還沒有細化到對單個數據項的管理以及數據管理臺賬、統計分析報表的規范管理，開展ERP系統建設，首先需要對每個數據項的產生、編碼、共享、時限要求和流程進行明確定義，通過對相關數據流程的定義和數據庫的共享，實現對業務流程的控制和優化。

    3．推行力度和項目培訓

    ERP系統的實施，初期由軟件開發商進行業務調研和系統分析，中期時由物業公司的業務骨干和軟件開發人員共同進行系統初始化工作，后期進行系統運行。當系統進入初始化和試運行階段時，大量的原始數據輸入將給相關人員增加大幅工作量，系統體現的業務流程會和人們習慣的手工管理流程不一致，個別管理者的權利會被淡化……方方面面的原因都會對項目進程帶來阻礙。因此物業公司需要加強項目實施過程的領導，根據實施計劃和進度，及時調整公司內部的工作重點和人力資源，同時要加強對員工隊伍的ERP系統操作培訓和新業務流程的培訓，以確保ERP系統的順利實施。

    4．軟件供應商的選擇

    目前市場上常見的ERP系統多為通用類型的或者基于數據管理的ERP系統，能直接服務物業管理行業的ERP系統還很少。因此，建議物業公司在選擇ERP系統開發商時，要尋找那些能夠與企業長期合作的物業顧問型軟件開發公司，以適應企業管理不斷發展和變化的需要。

    5．ERP與專業化、標準化相結合

    實施ERP系統建設，要求物業公司搜集、整理、總結過去工作的經驗，提供ERP系統所需要的相關內容，這些正是物業管理公司的專業化和標準化工作，也是一個物業公司能夠對一個項目乃至多個項目進行管理的基礎。這項工作涉及物業管理和服務的業務流程，要建立相應的考核標準，開展起來工作量非常巨大，但對于今后物業管理公司的項目拓展，將起到事半功倍的作用。可以說，物業管理公司的專業化和標準化是物業管理ERP系統建設成功的關鍵。

    6．勇于變革拓展創新

    ERP系統將幫助物業管理企業優化業務流程，實現組織變革，有效地提高生產力和企業核心競爭力。物業公司可以用節省出的資源去拓展新的物業管理和服務領域，不斷提高客戶的滿意度，為企業增加新的利潤增長點。

ERP公司的職責

    1．注重借鑒國外先進思想，加強開發人員的專業知識培訓。

    要在物業管理這個新興的行業中開展ERP系統開發和服務工作，光有IT技術是遠遠不夠的。軟件企業必須加強對物業管理行業的研究，努力使自己的員工成為物業管理方面的行家，并在開發的系統中引進國外先進的物業管理思想、程序和方法，才能最終幫助客戶在物業管理行業中得到發展。

    2．與企業的管理現狀和經濟能力相適應，樹立長期服務的思想。

    物業管理是一個微利行業，物業公司不會象其他行業的企業一樣，投入幾十萬元、甚至幾百萬元來開展ERP系統建設，而且多數物業管理公司的規模、管理基礎也還不具備開展ERP建設的條件，這就需要軟件企業能夠站在客戶的角度，幫助其選擇合適的軟、硬件平臺，并且，在注重短期經濟效益的同時，也要注重企業的長遠發展，要做客戶的長期合作伙伴。

    3．加強項目管理與實施培訓。

    ERP公司要按照軟件工程學的思想去組織ERP項目的實施，結合物業公司的項目特點，做好客戶的需求分析、業務流程的設計優化、系統修改、接口程序設計、用戶數據導入等工作，還要結合系統的初始化工作，組織物業公司開展好專業化和標準化工作。在ERP系統建設的后期，還要特別加強對用戶的培訓。

    物業管理ERP趨勢探討

    通過海沃德公司在物業管理領域長期的探索和實踐，我們感到將互聯網與ERP相結合的e-ERP系統將會是物業管理ERP的發展趨勢，它提供了用戶通過瀏覽器來操作ERP系統的方式，而不用受到企業內部網的局制。e-ERP系統應用到物業管理領域，通過與寫字樓或社區的電子商務網站結合，將給物業管理和客戶服務提供新的手段：客戶通過互聯網了解企業的服務項目、內容、價格，通過以在線的方式向物業公司提出服務申請；物業公司通過ERP系統下達工作指令、采購計劃；通過互聯網完成集中采購和支付；采用網上支付的方式為客戶提供服務等等。通過互聯網，可以將服務商、供應商、客戶三方緊密聯系起來，而ERP系統的應用又優化了企業的內部流程、降低了管理成本，加快了服務響應速度，提高了服務質量。

    在服務方式的提供上， ASP作為一種新的網絡軟件運行和服務模式，將為軟件公司在物業管理行業開展ERP應用提供新的發展空間。軟件企業可以通過ASP的方式向物業公司提供網絡設計、建設和管理；ERP系統設計、開發和維護；系統集成；信息技術顧問、資源管理等方面的服務。從而降低了物業公司實施ERP的門檻。物業管理公司也可以采用資源外包的方式，通過對ERP系統的租用，縮短項目的建設時間，降低項目建設和維護的成本，確保系統的穩定運行和升級換代，降低企業開展ERP系統建設的投資風險，集中精力做好自身的核心業務。這對于普遍缺乏IT專業人才的物業管理行業來講不失為一個好的選擇。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文