4.4.4應付管理系統

  企業現狀及存在的問題

萬向錢潮營銷有限公司對憑證的處理，對應付帳款的管理仍停留在手工階段，同業務處的信息集成仍未實現。主要表現在：

1、對于到料不到帳、帳到不到料的情況很難統計。

2、分公司與異地配送中心的移庫工作，為了控制物料，公司需要建立臺帳，但由于信息不暢通，導致三方對帳困難，

3、企業管理人員不能得到各分公司的應付款情況和實際付款情況，導致無法合理、有效的支付欠款，從而影響企業信譽度。

具體需求

1、支持對應付帳款帳務的處理

2、用戶可以自由定義相關的記帳憑證，并自動生成憑證數據。

3、以查詢和審核已生成的記帳憑證。并可以通過接口，傳人到帳務系統中。

4、支持預付款處理，并能自動沖銷

5、支持預付定金和已付款的清帳處理。

6、支持對供應商的應付款情況的管理

7、可以對每一筆應付款情況和已付款情況進行管理

8、根據應付和已付款的處理，可以跟蹤到每張發票的欠款金額和欠客戶的總金額，便于合理地支付欠款。

9、支持對供應商的帳齡分析

10、可以進行帳齡分析，供決策人員作資金使用的決策之用。

11、提供多種統計資料和報表格式

12、提供已結案和未結案的項目查詢

13、提供應付帳款和已付帳款的明細報告。

14、根據應付、已付款明細帳，可以按時間段統計匯總應付、已付金額。

15、可按時間段統計采購運輸帶來的其它費用金額，包括保險費、運雜費等。

16、可按需要提供某時間段的付款及欠款金額，向決策者提供流動資金需求量的準確信息。

其他需求

1、實現與總帳、固定資產、項目、采購、庫存、應收、現金管理、Web供應商等多種應用系統的集成。

2、維護物料實際價和票據日期。

3、可與采購訂單進行匹配。

解決方案

根據萬向錢潮營銷有限公司的應收帳款的業務現狀與未來發展規化，Oracle系統將從以下幾個方面就應付帳款解決方案進行闡述：

1．供應商（分公司）管理

Oracle應付款系統通過對以下信息的管理實現對供應商的管理：

供應商編碼

供應商名稱

供應商地點

供應商類型

2．發票管理

發票的確認時間：發票錄入系統時間

發票與入帳單據的匹配：例如，發票價格、數量同采購訂單的價格及驗收入庫數量匹配。

發票的編碼方式：有兩種，在發票層次和發票組織層次。

3．應付款業務類型

庫存材料采購業務

員工各類費用報銷業務

供應商預付款和員工借支款業務

各類付款業務

4．付款管理

Oracle應付業務系統中對于應付款的核銷具有嚴謹要求：

只有完全審核無誤的發票，方可進行付款核銷業務。對于不符合審批條件的發票會在發票審核時提供暫掛原因以供查詢與處理。

有多樣化的付款方式可供選擇，包括現金、支票、匯款等。

提供靈活多樣的付款條件設置，如收貨后立即付款、收貨后一個月付款或西方國家盛行的現金折扣設置如2％10，Net 30等。

對需分期付款的發票，能按分期要求設置付款日期和金額。

5．外幣業務處理

在Oracle業務系統里，同時能處理多幣種業務。當外幣發票形成相應的外 幣發票付款時，系統會 自動匹配形成匯 兌損益進入相應的會計科目。

6．查詢與報表、帳齡分析

Oracle應付帳款系統提供了有關發票、付款、帳務處理、供應商等標準報表80多張。

同時提供了豐富的在線查詢功能，包括指定供應商發票信息的查詢、已付及負債余額的查詢，發票付款歷史的查詢、應付款帳齡分析等 。

4.4.5現金管理系統

  具體需求

1、支持自動或手工記錄銀行對帳單、自動或手工調節銀行對帳單。

2、調節本系統和外部系統中的業務，可以查看現有的調節業務，在調節前清算付款和收款。

3、可以自動產生各種事項以便記錄企業的未達帳項。

4、自動產生調節會計分錄，以便能查出由于貨幣波動和銀行手續費或差錯而造成的清理總額和記錄總額之間的差異。

5、可以設定調帳允差水平、調帳操作選項和例外控制規則等。

6、可以存檔或者清除銀行對帳單。

7、系統應可以從財務系統的其他部分的數據來源來估計現金流動。

8、可以采取多種方式定義現金預測模式，例如：分階段預測、按照來源選擇跨組織預測，可以以任一貨幣產生預測，可以估算和分析外幣匯兌風險。

9、允許多種格式的查詢，以便復查對帳和現金預測活動；

10、有一定的標準報表并可以打印，從而控制系列事項：包括現金預測、分析銀行對帳單、確認用于對帳的交易、比較銀行合總帳余額、審記銀行對帳單和憑證號碼。

解決方案

Oracle現金管理系統提供以下標準解決方案：

現金管理：Oracle 現金管理系統除了提供貨幣資金（現金，銀行存款）收發存日常核算管理功能之外，還具有資金按對應用途項目的計劃與控制等各項管理功能，特別是對貨幣資金的明細帳戶劃轉與收入支出的登記反映設置了嚴格的安全防范措施。真正實現了對資金流量的動態實時管理。

銀行調節：現金管理系統將維護您要調節的每個銀行對帳單的信息。您可以使用“現金管理銀行對帳單開放接口”來裝入由銀行提供的銀行對帳單信息，或者人工輸入并更新銀行對帳單。系統將保留所有用于審計和參考用途的銀行對帳單信息，直到您將其清除為止。

現金預測：可以按天數或期間等多種方式進行現金預測定義，與其它電子表格應用程序自動集成。可以修改、查詢、報告現金預測，并具有外端接口導出功能。

以下是本公司針對萬向錢潮營銷有限公司提出的具體需求所做出的解決方案：

1．支持自動或手工記錄銀行對賬單、自動或手工調節銀行對賬單。

在Oracle 現金管理系統中，您可以選擇：

自動調節 -- 銀行對賬單明細與系統事務處理自動匹配并進行調節。此方法特別適用于調節具有大量事務處理的銀行賬戶。

人工調節 -- 此方法要求您人工匹配銀行對賬單明細和會計事務處理。此方法特別適用于調節具有少量每月事務處理的銀行賬戶。您也可以使用人工調節方法來調節任何無法自動調節的銀行對賬單明細。

2．可以自動產生各種事項以便記錄企業的未達賬項；自動產生調節會計分錄，以便能查出由于貨幣波動和銀行手續費或差錯而造成的清理總額和記錄總額之間的差異。

Oracle 現金管理系統會自動反映已結金額和原始付款額之間的差額，不管引起的原因是由于匯率波動、銀行手續費，還是由于銀行差錯。

在您使用 Oracle 現金管理系統調節付款時，系統將對您在 Oracle 應付款管理系統“銀行”窗口中指定的“現金”、“現金結算”、“已實現損益”、“銀行手續費”和“銀行差錯”賬戶自動創建會計分錄。您可以將由現金管理系統付款調節引起的會計分錄從應付款管理系統傳送至總賬管理系統。

現金管理系統將自動計算在付款創建和付款調節時間之間由匯率波動引起的已實現損益。另一方面，Oracle 應付款管理系統將計算發票分錄和付款時間之間的已實現損益。

3．可以設定調賬允差水平、調賬操作選項和例外控制規則等。

您在啟用賬套的預算控制時，可指定預算控制組。預算控制組包括一套用于強制預算控制的選項。您可以為您要強制預算控制的明細和匯總賬戶定義預算控制選項。

您只能在用戶層查看此配置文件選項。您的系統管理員必須在地點、應用、責任或用戶層設置此配置文件選項。

4．可以存檔或者清除銀行對賬單。

您可以在將銀行對賬單導入現金管理系統之后，從銀行對賬單開放接口表清除其信息。您也可以在清除此信息之前將其存檔。您也可以按銀行對賬單表進行清除和存檔。

存檔時，現金管理系統會從開放接口表或銀行對賬單表將所有頁眉和對賬單行信息復制到系統維護的特殊存檔表。

5．系統應可以從財務系統的其他部分的數據來源來估計現金流動。

您可以從 Oracle 應收款管理系統、Oracle 訂單分錄管理系統和 Oracle 總賬管理系統即時訪問 Oracle 現金管理系統中現金預測流程的現金流入信息。現金流出信息則來自 Oracle 應付款管理系統、Oracle 采購管理系統、Oracle 工薪管理系統和 Oracle 總賬管理系統。使用“預測開放接口”，您還可以包括來自外部系統的現金流入。

6．可以采取多種方式定義現金預測模式，例如：分階段預測、按照來源選擇跨組織預測，可以以任一貨幣產生預測，可以估算和分析外幣匯兌風險。

使用來自其它 Oracle 應用產品和外部系統的來源，您可以根據預定義的現金預測模板生成現金預測。您可以選擇是否按天數或期間進行預測，并且可以選擇使用多個 GL 來源和明細層來組織每個模板的方式。與 Oracle 應用產品和其它電子表格應用程序的自動集成為您提供了企業范圍的現金信息和管理。

您可以創建現金預測模板，從中可以生成定期現金預測，以計劃您的現金流量和現金需求。一旦您生成了現金預測，則可以對其進行修改、查詢、報告，并簡單地將其導出至 Microsoft Excel 或任何電子表格應用程序。

Oracle現金管理系統使您可以創建無限次現金預測。現金預測以電子表格格式表示，包括行（現金流入或流出）和欄（期間）。每行均是來源類型而每欄均是預測期間。每行和每欄的交叉部分是包含預測金額的單元格。

Oracle現金管理系統使您可以使用組織間的數據，并且以任意幣種來創建預測。您也可以使用現金預測來幫助確定您的貨幣風險程度。

7．調節本系統和外部系統中的業務，可以查看現有的調節業務，在調節前清算付款和收款；允許多種格式的查詢，以便復查對賬和現金預測活動；

Oracle現金管理系統為您提供了多種查詢路徑和方式，以下是一些實例：

“查看銀行對賬單調節”窗口：使用此窗口可以復核對賬單調節、明細和狀態。

查看銀行對賬單行窗口

查看可用批窗口

查看可用事務處理窗口

查看已調節事務處理窗口顯示已調節的事務處理行：您可以查看每一行的類型和編號、原始幣種和金額、銀行帳戶幣種金額、已結金額、已結日期以及 GL 日期。

查看沖銷窗口

查看調節差錯窗口

查看可用事務處理窗口：您可以查找并查看可用于與銀行對賬單行進行調節的事務處理。

查看現金預測窗口：使用此窗口，您可以查找并查看現金預測。

8．有一定的標準報表并可以打印，從而控制系列事項：包括現金預測、分析銀行對賬單、確認用于對賬的交易、比較銀行合總賬余額、審記銀行對賬單和憑證號碼。

Oracle提供多種標準報表定義功能，您可以從“活動”菜單選擇打印，窗口會提示您諸如要打印的打印機、打印的圖像大小、打印方向、打印份數、圖像保存格式（如果要將其保存為文件）之類的信息。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文