文件控制程序

1. 目的和適用范圍

對文件的編制、審批、發放、使用、更改和換版進行控制，以確保質量管理體系運行的各個場所使用文件是的有效版本。

　　適用于本公司質量管理體系文件的控制。

2. 職責

2.1 本程序由綜合部歸口管理。

2.2 總經理批準頒布實施《質量手冊》。

2.3 管理者代表/質量負責人負責審批《質量手冊》。

2.4 管理者代表負責組織質量手冊的編制.

2.5 綜合部負責組織管理文件的編制和體系文件的發放和管理。

2.6 技術部負責技術文件的編制、發放和管理。

2.7 各職能部門負責本部門分管范圍內工作文件的編制、審核、更改和控制。

3. 工作程序

3.1 文件分類

公司的文件按其對象和性質分為：

行政文件、質量管理體系文件兩大類。

3.1.1 行政文件有:命令、議案、方案、決定、指示、

函、通告、通知、通報、報告、計劃、總結、

請示、批復、會議紀要等。

3.1.2 質量管理體系由：

質量手冊（程序文件) 、工作文件、記錄表格三部分組成。

其中：工作文件包含適用的外來文件、技術文件、管理文件。

3.2  文件的編制和審批

3.2.1 文件編號原則

a) 行政文件根據文件的具體內容，編制發文的，用以下方式編號：

          

b)  質量手冊用以下方式編號：

         

                                     

                                

c) 工作文件用以下方式編號：

  d) 技術文件用以下方式編號：

e) 記錄表用以下方式編號：

口  R D 口口

 

f) 適用的外來文件只登記不編號。

3.2.2 文件擬稿和審批程序      

a) 以公司名義發布的行政文件，由各主辦部門擬稿、核稿，或相關部門核稿，交綜合部填寫“文件呈報審批表”送有關部門和公司領導簽意見，總經理簽發批準后由綜合部統一編制發文或在公司公共網上發布。

b) 凡需要公司領導層審批的對內、對外的各類請示、申請、報告，必須由擬文部

門送公司領導審批后，交審批稿向綜合部備案。

c) 質量手冊的編制，由管理者代表組織擬稿，交由綜合部進行編號,填寫“文件呈報表審批表” 并送管理者代表/質量負責人審核，總經理簽批頒布實施后，綜合部統一編制發文或在公司公共網上發布。

d) 管理文件的編制，由各主辦部門擬稿、核稿或相關部門核稿，到綜合部取文件編號后，各主辦部門填寫“文件呈報表審批表”按流程辦理審核，總經理簽發批準后，綜合部統一編制發文，并在公司公共網上發布。

e) 技術文件的編制，由主管技術人員擬稿，技術部或質量部負責人審核，技術部對文件進行編號后交總經理簽發批準，技術部統一編制發文。

f) 記錄表格的編制，由使用部門根據需要自行制定，部門負責人審批后交綜合部編號，各自保存在計算機內按需打印。

3.2.3 文件和資料管理流程一覽表

種  類	編 制	審 核	批 準	歸口管理部門	使用部門	發放
質量手冊	管理者 代表	管理者代表 質量負責人	總經理	綜合部	公司領導 各部門	綜合部

工作文件	管理文件	各部門	各部門 負責人	總經理	綜合部	有關部門	綜合部
	技術文件	技術部	技術部 負責人	總經理	技術部	有關部門	技術部
	外來文件	――	綜合部 技術部		綜合部 技術部	有關部門	綜合部 技術部
記錄表格		各部門	部門負責人	部門負責人	綜合部	有關部門	各部門

3.2.4 文件審批采用“行政文件呈報表”，列明文件名稱、編號、審核、批準人員的簽字和日期，原版文件交綜合部和技術部存檔。

3.3 文件的控制和發放

3.3.1 本公司的文件分為“受控”和“非受控”版本。

a) 《質量手冊》和工作文件中的管理文件均為受控文件，加蓋“受控正本”印章（紅色)和“受控副本”印章（藍色)，提供給第三方認證機構的文件也屬受控文件。

b) 提供給顧客參閱的文件為非受控文件，文件發生更改時不需通知收文單位，不加蓋任何標識。

3.3.2 工作文件中的技術文件的受控狀態標識按《產品圖紙、技術文件、工藝文件管理辦法》有關規定執行。

3.3.3 文件和資料的發放，按文件和資料管理流程表進行。

3.3.4 文件歸口管理部門確定文件的發放范圍，發放時填寫“文件發放登記表”，并做好簽收。同一部門使用一份以上的同一工作文件應在部門后加尾注，按“－１”、“－２”等作區分，以便追溯。

3.3.5 因工作需要增加使用文件份數或文件丟失時，使用部門應向文件歸口管理部門提出申請，經公司主管領導或管理者代表審批同意后由發放部門增發，并給予新的分發號。

3.3.6 復印有效文件需重新加蓋受控狀態標識，才能作為有效文件，由綜合部執行。

3.4 文件的使用

3.4.1 綜合部編制《質量管理體系文件總覽表》內容包括文件名稱、編號、修改狀態，歸口部門等。當文件發生修改時，及時在總覽表中作出記錄。

3.4.2 各部門均應指定專人負責文件的管理工作，并編制本部門使用文件的清單。

3.4.3 各部門使用文件時必須認明受控狀態，使用有效版本的文件，不使用逾期文件。

3.4.4 使用人員妥善保管好文件、資料，不得隨意外借他人或復印。文件破損嚴重，影響使用時，應到文件發放部門辦理更換手續，以舊換新，新文件的受控編號與原文件相同。發放部門應及時將收回的破損文件銷毀。

3.4.5 文件借閱應到發放部門填寫“文件借閱登記表”，指定歸還日期。原版文件一律不外借。

3.4.6 存入軟盤的文件，為防止丟失，應有備份，并設置修改權限密碼加以控制，存放在綜合部。

3.5 文件的評審和更改

3.5.1 質量手冊中的條款內容，以及程序文件的修改由管理者代表組織相關人員進行評審，以確定文件的適用性。

3.5.2 技術文件的更改，由技術部組織相關人員進行評審，并按照《產品圖紙、技術

文件、工藝文件管理辦法》、《施工設計管理辦法》作為評審依據，以確定文件適用性。3.5.3 工作文件的修改由綜合部組織各部門對使用的文件進行評審，以確定文件的適用性。

3.5.4 文件需更改時，經辦人填寫“文件更改通知單”，按3.2.3條款規定進行審批，

注明更改標記和更改生效日期。

3.6 文件的換版與作廢

3.6.1 文件經多次更改，修改次數達到９次或文件需進行大幅度改動時應進行換版。手冊換版由總經理批準，工作文件換版總經理批準,經批準后，原版文件作廢，換發新版本。

3.6.2 作廢文件由原文件發放部門全部收回，加蓋“作廢”印章，由綜合部統一銷毀。需作資料保留的作廢文件，加蓋“保留資料”印章方可留用，管理文件存放綜合部，技術文件存放技術部。

3.7 外來文件的管理

3.7.1 各種外來文件如顧客提供的圖樣、資料、本公司購買的法規標準資料等由技術部/綜合部進行確認，以確保其適用性，而且應做好登記和管理，根據需要發放使用。

3.7.2 每年進行內部審核時應檢查所使用的國家標準、行業標準等外來文件是否有效版本，及時更換過期文件。

4.相關文件和記錄

4.1 圖樣、技術文件、工藝文件管理辦法

4.2 文件發放登記表

4.3 文件更改通知單

4.4 行政文件呈報表

4.5 質量管理體系文件總覽表

4.6 文件借閱登記表

4.7 產品執行標準一覽表

4.8 施工設計管理辦法

 

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