ERP上線前的準備工作有很多，包括制定實施計劃、流程梳理、測試、購買硬件、基礎數(shù)據(jù)收集等，本文僅討論如何進行基礎數(shù)據(jù)收集工作。

1、有哪些基礎數(shù)據(jù)

我們將ERP中的數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)，靜態(tài)數(shù)據(jù)包括客戶資料表、供應商資料表、物料編碼表、BOM、工藝路線、組織架構(gòu)、員工檔案、權(quán)限分配表、物流商資料表、業(yè)務員資料表、會計科目、庫存期初余額、應收期初余額、應付期初余額、倉庫信息等。動態(tài)數(shù)據(jù)包括銷售訂單、采購訂單、生產(chǎn)工單、請購單、委托加工單、成品入庫單、采購入庫單、生產(chǎn)領料單、銷售發(fā)貨單等。

靜態(tài)數(shù)據(jù)在上線前可以收集整理后導入進ERP系統(tǒng)，動態(tài)數(shù)據(jù)通常不是導入的，而是ERP上線后各部門錄入的。如果企業(yè)換ERP系統(tǒng)，通常也是將基礎數(shù)據(jù)從老系統(tǒng)導出后稍微修改下格式就可以導入新系統(tǒng)的，動態(tài)數(shù)據(jù)就只能重新錄入了。在不同的ERP系統(tǒng)中客戶資料表、供應商資料表等基礎數(shù)據(jù)的格式都大同小異，所以切換系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)可以保留、動態(tài)數(shù)據(jù)格式一般不通用沒法保留。

靜態(tài)數(shù)據(jù)在運行過程中的作用是控制或參考，靜態(tài)數(shù)據(jù)一般都是孤立存在的。動態(tài)數(shù)據(jù)是反映事務過程，通常動態(tài)數(shù)據(jù)之間都是聯(lián)動的，時間上有先后順序的。

基礎數(shù)據(jù)通常就是指靜態(tài)數(shù)據(jù)，基礎數(shù)據(jù)又可以劃分為可見數(shù)據(jù)和不可見數(shù)據(jù)。客戶資料表是可見數(shù)據(jù)、權(quán)限分配表是不可見數(shù)據(jù)。

2、確定工作范圍

一、列出具體有哪些基礎數(shù)據(jù)，每個基礎數(shù)據(jù)做一個excel空白模板，用顏色區(qū)分哪些是必填項。

二、明確每個基礎數(shù)據(jù)收集的責任人，收集截止日期，基礎數(shù)據(jù)收集的工作量大而且有些有時效性要求，比如庫存期初余額最好是在上線的前一天晚上收集并導入。因此，基礎數(shù)據(jù)的收集盡可能分攤到各個部門不同的人員。工作計劃中還要注意安排定期的會議，方便工作人員之間溝通。

3、建立編碼規(guī)則

ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的，編碼可以對數(shù)據(jù)進行唯一的標識就像居民的身份證一樣。在編制基礎數(shù)據(jù)模板前，應先制定相應的編碼規(guī)則以規(guī)范數(shù)據(jù)收集工作。

一、物料編碼規(guī)則

在巨靈鳥ERP中物料編碼與物料分類相關

二、單據(jù)編號規(guī)則

所有的單據(jù)都有單據(jù)編號，企業(yè)根據(jù)要求可以使用系統(tǒng)默認的編號規(guī)則或自定義編號。

三、客戶、供應商、物流商編號規(guī)則

四、部門、人員編號規(guī)則

五、科目編碼規(guī)則

其他編碼規(guī)則還有很多，比如工藝路線、工序、加工中心等，這里不再一一列出。

4、BOM收集

使用生產(chǎn)計劃模塊的企業(yè)，可能會用到BOM。BOM的數(shù)據(jù)整理工作量很大，涉及到產(chǎn)品每個材料用量的核定、半成品和成品的層級關系、替代料、損耗率、領料方式等問題，如果有幾千個產(chǎn)品，那BOM的數(shù)據(jù)量可以達到十幾萬條記錄。

5、數(shù)據(jù)集中和整理

有些基礎數(shù)據(jù)需要多個部門填寫，比如物料編碼表，字段涉及生產(chǎn)、采購、銷售、倉庫、財務等多個部門的信息。可以使用統(tǒng)一的模板交各部門填寫后進行匯總。

數(shù)據(jù)收集上來后需要檢查是否有遺漏、重復、錯誤、過期、統(tǒng)計的口徑是否一致。

檢查信息完整性：有些信息是必填的，檢查必填的字段是否都填寫了。有些信息是ERP系統(tǒng)指定的，比如客戶狀態(tài)只能填有效或失效，填其他的沒法導入，檢查是否按要求填寫。

唯一性檢查：比如多個物料編成同一個編碼，或者多個編碼對應一個物料。

6、版本控制

數(shù)據(jù)的收集工作是多個部門參與的，同一個表格可能會來回修改幾次。有個企業(yè)客戶，多個部門在同時修改一份相同的資料，修改后文檔中只有自己的一部分數(shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯誤的。在錄入數(shù)據(jù)時，無論以誰的數(shù)據(jù)為準都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯誤數(shù)據(jù)后進行合并才行。

對文檔資料進行版本控制，每次修改后要更新版本號，所有修改過的文檔、記錄都要存檔。

7、基礎數(shù)據(jù)導入

導入前對系統(tǒng)（或帳套）進行備份，萬一導入后有問題可以進行恢復ERP系統(tǒng)。

ERP系統(tǒng)都會有糾錯功能，導入數(shù)據(jù)有問題會給出提示，按提示要求修改后重新導入。

8、測試

數(shù)據(jù)導入后可以測試驗證導入的是否有誤，比如客戶資料導入后可以做個銷售訂單看下有沒有問題。

總結(jié)：ERP基礎數(shù)據(jù)收集的重點不是在數(shù)據(jù)本身，嚴密的計劃、合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。

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