9 專注

“有誰熟悉計劃評核圖（PERT）和甘特圖（Gantt chart）？”我（指李查德）問。
差不多全班都舉手。“你所指的‘熟悉’是什么意思？”露芙問。
由于沒有更好的答案，我說：“能嫻熟應用。”
“那恐怕我并不熟悉了。”
“露芙，我不是指要你寫過有關兩者的博士論文，你見過甘特圖沒有？”
“見過，不止一次，但簡短的重溫會有幫助的。”露芙答。
從其他學生的表情看來，希望重溫的人并不止露芙一個，其實，我并沒有預料到這情況，在學士課程中，他們應該學過這方面的基本知識了，我搜集了不少圖表實例，可以用來詳細杰說，但我沒有帶來，太可惜了，我應否跑回辦公室取呢？去取回浪費寶貴的時間，我就即席解說吧，難不倒我的。
“就讓我們拿一個非常簡單的例子，演示有關的概念。”
“好。”露芙說，全班笑起來，沒有學生會喜歡復雜的例子的，我也一樣。
我未決定應該用哪一個例子，就開始杰說：“比如，一個項目要......興建一家工廠，我們先要把工廠建成，然后令它發揮各種功能。”
在露芙要我解釋“發揮各種功能”之前，我繼續說：“供水、安裝電線、壓縮氣管等，我們又要挑選制造機器的供應商，并給他們足夠時間制造我們需要的機器，一旦建筑物各種功能都齊備了，機器也來了，我們便可以安裝，而整座工廠也就萬事俱備了。”
“你還忽略了聘請和訓練員工。”佛烈提醒我們。
“那又怎樣？”泰德比我更直率，“很多其他細節也沒有提及呢。”
“不要把例子弄得太復雜。”我告訴佛烈，并請他到白板把相關的計劃評核圖畫出來，他信心十足地走上前，不費兩分鐘就把圖畫好（圖9-1）。

“你可以給各個步驟定出預估時間嗎？”我問他。
“樂意之至。”作為一個財務經理，他禁不住問：“投資額也要預估？”
“不用了。”我答。
待他完成，回到座位后，我說：“根據佛烈定出的數字，興建建筑物需時90天，而令建筑物發揮各種功能要30天，總共120天。”
“佛烈，你怎會用上這么不切實際的數字？”泰德大喊出來。
“我憑空想象。”佛烈平和地回答。
我不理他們，繼續說：“挑選機器供應商需時15天。”
“佛烈在做夢吧。”泰德說。
我冷冷地瞄了泰德一眼，他連忙表示歉意。我繼續說：“而供應商制造所需機器要90天，在建筑物內安裝機器另外需要30天，哪一條是關鍵路線(critical path)呢？”
“建筑物。”泰德今天很勇于發言。
“為什么？”我問。
“因為，根據佛烈荒謬的數字，建筑物需要120天，而機器只需105天。”
“你太快做出判斷了。”我告訴他，“關鍵路線的定義是最長的一串依存步驟(dependent steps),以時間計算。”
“我知道。”他急躁地說，然后才緩慢地繼續，“關鍵路線就是那條經過三個步驟的路徑(path)，即興建建筑物、令建筑物發揮各種功能和在建筑物內安裝機器，共需時150天。”
我提醒大家：“關鍵路線決定了整個項目的完工期，關鍵路線上任何延誤都會延誤整個項目，所以項目經理一定要特別留意它。”
我的話沒有人質疑，但想到他們處理項目的經驗，這是理所當然的。
“如果關鍵路線的起點時間是零，那么，按照計劃，項目應該在第150天完成，我們應該在什么時候開始另外一條路徑—挑選機器供應商呢？”
“我們根本不用急。”白賴仁主動提出答案，“我們可以在第15天才開始挑選機器供應商。”
“什么？”泰德大叫。
我示意泰德冷靜下來，然后叫白賴仁在白板上畫上相應的甘特圖，他輕松地畫出來了（圖9-2）。

“挑選機器供應商，白賴仁選擇了遲的起步日期。”我說。“但是，正如大家剛才都聽到的，泰德可能另有建議。泰德，與其向我們做長篇演說，何不在白板上畫出你的甘特圖？”
這使他驚愕了一陣子，但只是一陣子。他一完成他的圖（如圖9-3），就轉身向白賴仁進攻：“我真不知道你的腦袋充斥著的是什么東西，你竟然告訴我，在你管理的項目中，真的選擇在最遲的時間開工？難怪你的項目都延誤了。有空閑時間，就必須利用！這就是我的戒律。”

“好了，泰德。”我叫他冷靜下來，“你可先回到座位，好讓大家能看看你畫的圖。”
我向全班指出：“甘特圖跟計劃評核圖有別，它會牽涉一些決定，即決定每條路徑在什么時候開工。在挑選機器供應商的問題上，白賴仁選擇了遲的起步日期（late start），而泰德則選擇早的起步日期（early start）。”
“當然要早。”泰德幾乎在怒吼，“冒不必要的風險，用意何在？”
佛烈反駁說：“用意在于，把投資推遲，直到必須用錢的時候才用錢，難道你不認為這是同樣重要的嗎？”
“我不肯定。”泰德回應，很明顯，他的立場開始動搖了。
“這是關于優化（optimization）的問題。”白賴仁滿懷自信地說，“我們應該把押后投資所節省的錢，與項目延誤所帶來的損失做一比較。”
我最憎厭的東西之中，優化是其一，有關這個題目的論文非常之多，全都牽涉數學模型，閱讀即花時間又費神，，而根據我的經驗，它的實際用途極少，但我可以做些什么呢？這卻真的是一個關于優化的問題。
露芙舉起手，挑戰終于來臨了，看來我馬上要被逼寫出優化方程式，然后叫大家怎樣化解它，這堂課余下的實踐會變得沉悶和毫無意義，況且，我從來沒有用心記下有關的計算方法，我一邊嘆息，一邊打開筆記簿，并示意露芙問她的問題。
出乎我意料之外，她一開口就說：“我不認為這只是如何用錢的問題，它和管理手法關系更大。”
“請解釋。”我努力掩飾我的疑惑。
“項目通常有很多路徑，遠比這例子復雜。”
“當然。”
“如果所有路徑都在最早的起步日期開工，你不認為項目經理會疲于奔命嗎？”她繼續說，“根據我的經驗，如果我在同一時間開始多項工作，必然會無法集中，而無法集中就是項目經理的大忌。”
我從來沒有從這個角度想，為了震區時間，我問全班：“你們認為呢？”
“有道理。”查禮回應，“非常有道理。回顧我以前的經驗，露芙指出了我經常犯的最嚴重錯誤。”
差不多所有人的表情都顯示他們同意查禮的看法，唯獨佛烈保持著她的撲克臉。
“佛烈，你認為怎樣？”我問。
“我認為，除非投資額很高，露芙提出的一點遠比押后投資的考慮重要。”
過了一會兒，我才明白到他其實是同意露芙的看法。他繼續解釋：“如果項目經理部能專注，項目必然會延誤，項目所帶來的收入也必然會被推遲，這造成的金錢損失，幾乎比任何因素都大。”
沒有人爭論，包括泰德。
“非常好，露芙。”我贊賞她，“看來你已經一針刺中問題所在。”
“我還未說完。”她推卻了我的恭維，我等待她說下去。
“你可否重復一次，關于集中注意力于關鍵路線上的重要性？”她問。
我摸不著頭腦，她究竟想指出什么？我當然不介意把話重復一次：“關鍵路線決定了整個項目的完工期，關鍵路線上任何延誤都會延誤整個項目。”
“如果其他路徑都用上遲的起步日期，項目是不是亦有延誤的危險？”她毫不著急地問。
我必須仔細想清楚。“如果一條路徑采取遲的起步日期，它就完全沒有空檔時間，這就是說，路徑上任何延誤也會導致項目延誤。”我邊想邊說。
“正是。”泰德插嘴說，“如果一條路徑采取遲的起步日期，那么所有路徑都會變得同等重要，我們就必須專著它們所有，和專注說聲再見吧。”
“專注所有事情就等于完全沒有專注。”我同意他的說法，“那么，我們應該怎樣定位呢？如果項目經理采取早的起步日期，他們就無法專注；如果采取遲的起步日期，專注也根本不可能，我們必須找出一些方法和指引，幫助他們專注。”
“專注是重要的。”其中一位學生說，“但還有很多其他事情也同樣重要。”
“我可以說幾句嗎？”佛烈被挑動了，他站起來說，“我們這些查核財務的人都非常清楚，一旦項目獲準動工，只有一件事情是重要的，一件，不是多件，如果項目經理能保持專注，所有問題最終都能迎刃而解，如果不能專注，休想項目會帶來什么好處或效益，我們只能禱告，祈求損失不至于太慘重。”他發表了意見，然后坐下來。
“還有其他人想表達意見嗎？”
“有。”馬可說。我示意他提高聲調，兩分鐘前，我還在擔心這堂課會變成非常沉悶的數學課，現在我面對的確是一場十分熱烈的討論，這太好了，教育本應是這樣—與現實生活緊密聯系。
馬可清一清喉嚨說：“你們當中或者有人不明白為什么專注那么重要，就讓我提醒你們，項目進行時，墨菲一定會突襲，而且不止一次，我的經驗可以告訴你們；如果項目經理部專注或不能保持專注，任何突發事故也能把整個項目變成大災難。”
“聽聽，聽聽。”班里大概有人是從英國來的。
“那么，我們應該怎么辦？早的起步日期不行，遲的起步日期也不行。”
“用不遲不早的起步日期？”有學生在開玩笑。
“怎樣？”我問，我自己也不知道答案。
查禮說：“我一直都在說，我們需要更有效的方法去管理項目。”
“這就是我們來這里的目的！”馬可洪亮的聲音在轟鳴。
我發覺自己已經鉆進了死胡同，撐著鎮靜的表情，我平和地說：“或者我們可以從另一個角度著手？一個合適的控制機制應該能夠令我們保持專注。”
所有人都沉默下來，沒有人明白我在說什么，包括我在內，但沉默很快就被打破。
“你這樣說是什么意思？”露芙問。
我提醒自己，當你深陷洞中，就停止挖掘。我正想招認自己被卡住了，并想指出這不是我個人的問題，而是當今的項目管理知識也解決不了的問題，鐘聲救了我，不，不是鐘聲，而是比鐘聲更響的聲音—泰德。
“事情最明顯不過！”他向著露芙大聲喊，“所有人都知道什么是控制機制，它衡量項目的進展。”他轉身向著我，說：“但問題是，等到進展報告顯示有麻煩時，通常已經太遲了。”
“對。”一個身材瘦削、坐在第二排最末座位的學生支持他的說法。
“你叫什么名字？”我問。
“嗯......湯姆。”
在他縮回他的貝殼之前，我請他解釋，為什么進展報告通常太遲才發出警告。
他沒有回答，佛烈為他作答：“進展報告會告訴你：花了一年時間，項目的90%已經完成了，而剩下的10%又需要整整多一年。”
全班大笑起來。
“似乎你們的體會和佛烈的一樣。”我終于說。
很多人點頭。
我如釋重負地說：“看來，我們應該討論一下你們是怎樣控制項目的進展的。”
我們很快就掌握了項目的進展實際上是怎樣量度的，方法和一般書本及論文中讀到得差不多，就是把已經付出的工作量或投資，跟仍未付出的做比較而定出的。在這班學生的所有項目中，包括那些有里程碑(milestones)條款及根據進展而付款條款的，這衡量方法都沒有把關鍵路線和非關鍵路線的進展區分開來。
“有誰能夠預測，這種衡量進展的方法會帶來什么影響？”我問全班。
“這會鼓勵盡早啟動每條路徑。”白賴仁很快就留意到，“這種衡量方法導致項目經理從一開始就不專注了。”
查禮還有所發現：“而且，這還會令項目經理繼續保持不專注。”
“為什么？”
他解釋：“因為根據這衡量方法，一條路徑取得的進展，會補償另一路徑的延誤，那么我們其實就是在鼓勵一條路徑快速進展，雖然另一路徑正被延誤。”
“這有什么不好？”馬可問，“如果我在一條路徑遇上麻煩，為什么不應該轉往另一路徑用力呢？”
“最終它們都會合攏的。”查禮提醒他，“你在其他路徑所賺取的進展，最終都要等待那條延誤了的路徑的。你投資的太早了，而更糟糕的是，你忽略了最應該專注的東西，就是那條延誤了的路徑。”
馬可沒有回答，似乎若有所思。
查禮繼續對他說：“一個目光短淺的項目經理，會不理停滯不前的路徑，轉而理其他的，而衡量數字依然顯示項目進展順利，項目經理看來大有成績，他的光彩會維持一段時間，一段相當長的時間，直至所有其他路徑都完成了，剩下那條有麻煩的路徑還在掙扎，這時候整個假象就會幻滅。馬可，我不是針對你，我以前亦犯同樣錯誤，只在15分鐘前，我才變得聰明起來。”
“謝謝你。”馬可說，“但我依然要想一想。”
我不急于打破教室里的沉默，這情況并不會每天都發生在一個教授身上，學生正在學習一些可以在現實生活中應用的重要知識，學習并認同它，老實說，這還是我第一次。
難怪當佛烈沖口而出：“現在我終于明白了。”我覺得很沒趣。
“什么？”我的語氣有點粗暴。
“現在我終于明白，為什么無數項目需要那么長的時間才能完成最后的10%，那是因為我們衡量項目進展時，忽視了關鍵路線的重要性。我找到了敵人，那是我自己，我就是負責編寫項目進度報告的人！”
這班學生真不可思議！

我轉入車道，猛然踩住剎車，驚魂稍定，我走出車外去檢查車頭。車子和這輛明亮的白萊薩轎車之間大約只有容納一張煙草紙的空間，車上有臨時車牌，為什么茱迪不告訴我今天晚上有客到？
我繞著這華麗的工程藝術品走了一圈，這正是我夢寐以求的東西，將運動型和實用性結合、四輪驅動、偌大、寬敞、結實，但它現在只是一個捉摸不到的夢想，這玩意兒差不多值我一年薪金，我走進屋子里。
沒有客人，茱迪正在洗澡，桌子是為兩人而擺設，桌上放著兩支紅蠟燭，蠟燭？我趕回那輛白萊薩轎車，查看車子的登記資料，我該怎么辦？太離譜了！我回到客廳，調了兩杯酒，然后坐在椅子上等她。
她終于出來了，她很美，換了新發型，我記不得見過那對耳環沒有，但還記得那條長裙，她坐到我身旁，那起一杯酒，然后望著那金色的液體問：“你喜歡你的禮物嗎？”
那么，那是我的禮物了。
“你喜歡那顏色嗎？銀色是我們的顏色，你認為怎樣？”
我再喝一口。
“我知道你是多么渴求一輛運動型的車，是換一輛像樣的轎車的時候了。”
“我可以等。”
“你的車快要支離破碎了。”她坐在我的懷里。
這不會見效的，這次一定不。“茱迪，我們怎樣支付它？”
“甜心，我們會有辦法的。”她用紅唇輕擦我的臉。
我嘗試把她帶回現實。“我們負擔不起。”我說。
“噢，寶貝，我們負擔的起的。”她解松我的領帶，然后轉向襯衫上的紐扣……“你快要轉入永久職系了，況且，你多次告訴我，不用多久就會成為講座教授了。”她輕擦我的胸部。
我抓住她的肩，把她輕輕推開，然后慢慢地、一字一字地說：“我們現在買不起！”
她望著我，然后站起來：“李查德，自從我們結婚那天開始，我就不停聽見同樣的一句話，我們負擔不起，我們負擔不起，我不能再聽下去！我等了多年，待你完成學業，當你的朋友已經發了財，而你還在教育界打滾時，我沒有怨過半句，我已經受夠了，我要好好生活，現在就要。”
“茱迪，現實點吧。事實是我們現在的確負擔不起，我們借了別人多少錢你是知道的，我們連二手的小霸路也買不起，你也是知道的，而你竟然買一輛全新的白萊薩轎車？”
“聽好，李查德。”她把雙手擱在腰間，“我不要再聽下去，不要說我們現在負擔不起，要耐心等待，終有一天......”
“但是，茱迪。”我嘗試使他冷靜下來，“這就是命運。”
“命運！你竟然膽敢跟我談命運！我不再聽你胡扯。”她開始哭，“聽一次已經太多了。”
這真傷透我的心，幾年前我說：“我們負擔不起養孩子，現在不行。”一年前，茱迪發覺她再也不能生育了。我站起來擁抱她，擁抱是很差勁的補償，新房子或白萊薩轎車也是。

巨靈鳥整理
 

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文