2.4 ERP系統(tǒng)實施

        2.4.1 Oracle 公司PJM/AIM實施方法和BPR/ERP實施方法論

        Oracle Applications實施方法論是一套建立整體解決方案的方法，主要由AIM（應(yīng)用系統(tǒng)實施方法論）和PJM（整體項目管理方法論）等各自獨立的方法論組成。這些方法論可以提高工作效率及項目實施質(zhì)量。顧問在項目實施過程中，將用Oracle Applications實施方法論及實施工具來幫助實施，并將此方法論技術(shù)作為技術(shù)轉(zhuǎn)移的一部分。

        2.4.1.1 PJM－項目管理方法論

    項目管理方法(PJM)的目標是提供一個主框架，使其能夠?qū)λ�有項目用一致的手段進行計劃、評估、控制和跟蹤。

       

    2.4.1.2 AIM－應(yīng)用系統(tǒng)實施方法論

    Oracle公司在全球經(jīng)過多年的應(yīng)用產(chǎn)品實施而提煉好的結(jié)構(gòu)化實施方法，它能滿足用戶的各種需求，從定義用戶的實施方法、策略到新的系統(tǒng)上線運行，AIM包含了所有不可缺少的實施步驟。因而盡可能地減少用戶的實施風險，以保證快速、高質(zhì)量地實施Oracle應(yīng)用系統(tǒng)。

    AIM分為七個階段，如圖所示：  

   

    第一階段：建立實施策略

    主要從商務(wù)和技術(shù)上來計劃項目的范圍，并確定項目的目標。這一階段的工作，包括建立由公司主要領(lǐng)導(dǎo)為首的項目實施領(lǐng)導(dǎo)小組和各部門有關(guān)人員參加的項目實施小組，并開始對員工進行初步的業(yè)務(wù)管理觀念和方法培訓(xùn)。具體制定出企業(yè)實施應(yīng)用管理的策略和目標。

    第二階段：業(yè)務(wù)流程分析

    主要是定義項目的內(nèi)容，即對現(xiàn)行的管理進行仔細地回顧和描述，從而認識項目的業(yè)務(wù)和技術(shù)上的具體要求。一般在這個分階段要編寫一個項目定義分析報告，可以更多地是借助于IPO圖的形式來描述目前的流程，并從中找出希望改進的地方，為進一步解決方案的設(shè)計創(chuàng)造條件。為此，需對項目實施小組的成員進行比較系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理的概念和Oracle系統(tǒng)軟件功能層次的培訓(xùn)。

    第三階段：設(shè)計解決方案

    主要是對上階段形成的業(yè)務(wù)分析流程，結(jié)合業(yè)務(wù)管理的基本概念和具體的軟件功能，逐項進行回顧、分析，以便對目前每個管理業(yè)務(wù)流程，提出解決方案。解決方案也許是直接可以套用Oracle應(yīng)用系統(tǒng)中某些功能，也許是對現(xiàn)行管理流程作一些改進，也可能是對軟件系統(tǒng)作一些必要的二次開發(fā)。這時一般應(yīng)編寫項目說明書之類的文檔，作為一個里程碑也作為建立系統(tǒng)的設(shè)計任務(wù)書。

    第四階段：建立應(yīng)用系統(tǒng)

    本階段需根據(jù)前一階段擬訂的方案，對管理上（或組織上）需改進之處制定改進方案，包括調(diào)整分工、規(guī)范流程、統(tǒng)一方法、標準信息編碼等。從軟件來講，系統(tǒng)初始化設(shè)計及二次開發(fā)工作可開始進行。這樣建立起一個符合企業(yè)管理思想的應(yīng)用系統(tǒng)。此時大量的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作也將著手進行。

    第五階段：文檔編碼

    在建立應(yīng)用系統(tǒng)的同時，除了必須對軟件進行二次開發(fā)，按軟件工程要求提供必須的文檔以外，對管理要改進的流程及方法等方面，也必須編寫或修改原來的制度、職責、流程圖。這時，系統(tǒng)一旦已建立起來，可著手對最終用戶的主要應(yīng)用進行培訓(xùn)。

    第六階段：系統(tǒng)切換

    在這個階段，為了減少系統(tǒng)實施時的風險，各職能部門分別按照自己的日常業(yè)務(wù)活動，參照已文檔化的流程，運行計算機系統(tǒng)進行測試，以證實其系統(tǒng)是基本可行的。這時才開始正式向新系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)、創(chuàng)建初態(tài)、定義參數(shù)、開始運行。為了保證切換的成功，這時項目領(lǐng)導(dǎo)小組要求及時地發(fā)布許多指令，來逐步地進行系統(tǒng)地切換。一般來講，能有一個新老系統(tǒng)并行的運行期間，風險可更小些。

    第七階段：運行維護

    在并行一段時間后，事實證明系統(tǒng)是安全、可靠、可行的，那么可以正式投入運行。并在運行中作好有關(guān)的記錄和報告，并及時地發(fā)現(xiàn)運行中的問題，以便進行維護和提高。

        2.4.1.3 基于BPR基礎(chǔ)上的ERP實施方法論

    BPR/ERP實施方法論與實施步驟將主要步驟參見下圖：  

       

                            BPR實施步驟圖  

   

                             BPR實施步驟圖

        2.4.2 ERP系統(tǒng)實施步驟

        2.4.2.1 軟件需求調(diào)查和軟件需求分析

    許多選購現(xiàn)有軟件產(chǎn)品的企業(yè)，他們習慣的做法就是向各軟件供應(yīng)商發(fā)出邀請，讓軟件開發(fā)商在半天、一天之內(nèi)將軟件演示一遍，然后決定買或者不買。一套信息系統(tǒng)往往大到有上千個屏幕和功能，在一天或半天之內(nèi)看一看演示都讓人頭大，怎么能決定這套軟件適合還是不適合自己企業(yè)呢？無論是自行開發(fā)還是購買外面的信息系統(tǒng)，企業(yè)對于本身的需求，有沒有做過細致的分析？沒有充分的調(diào)研，怎能確定什么樣軟件適合自己？當然，企業(yè)在決定上馬信息系統(tǒng)之前，多少都做過一些需求分析，但往往是一些懂計算機的人和懂業(yè)務(wù)的人各自在自己的專業(yè)領(lǐng)域進行分析和猜測，真正知道企業(yè)管理存在的問題又懂得信息系統(tǒng)的人并不多。概括來說，需求不明晰，調(diào)研不充分，是企業(yè)選擇和應(yīng)用信息系統(tǒng)失敗的一個重要原因。

    因此在開發(fā)或購買軟件前，一定要對現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程作充分調(diào)查，了解目前管理中存在的問題，明晰業(yè)務(wù)人員需求，明晰管理目標，為業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化奠定基礎(chǔ)，為軟件選型和今后實施奠定基礎(chǔ)。

       2.4.2.2 方案設(shè)計

    本階段的主要工作是把優(yōu)化過的業(yè)務(wù)流程、需求分析的結(jié)果和所選定軟件的功能進行匹配，在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)優(yōu)化過的流程。針對企業(yè)需求，在進一步分析企業(yè)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上進行業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計，并提出系統(tǒng)解決方案；同時在測試環(huán)境進行業(yè)務(wù)模擬測試。具體來說在該階段，主要要完成以下工作：

    ☆ 業(yè)務(wù)分析與業(yè)務(wù)流程重新設(shè)計

    ☆ 業(yè)務(wù)需求與軟件功能匹配

    ☆ 建立測試原型，并進行模擬測試

    ☆ 討論、審批并形成最終解決方案

    在產(chǎn)品設(shè)計制造過程中，有這樣一條法則：如果在設(shè)計環(huán)節(jié)就發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的缺陷，其成本是1，但等到產(chǎn)品已經(jīng)投入制造，才發(fā)現(xiàn)問題，給企業(yè)帶來的損失可能就是1000。在ERP實施中，這條法則也照樣起作用。我們要盡可能在方案設(shè)計階段，解決所有問題。顧問要非常清楚地向客戶解釋方案，這樣，可以避免到真正上線時，不出或少出問題。

        2.4.2.3 軟硬件的購買和安裝

    這一步可以與其它步驟并行操作，以縮短項目日期，減少項目費用。

    在這一步中，首先購買信息系統(tǒng)軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等，并購買硬件產(chǎn)品，其次在軟件公司技術(shù)顧問的指導(dǎo)下進行軟件安裝，最后進行軟硬件環(huán)境的測試。

關(guān)于這一步的具體方案請參照附錄中的硬件實施方案。

        2.4.2.4 操作培訓(xùn)

    雖然在信息系統(tǒng)實施中技術(shù)很重要，工作量也很大，但這并不是營銷業(yè)務(wù)流程重組（BPR）和企業(yè)信息化的難點所在。更大的難點在于，本項目要對營銷的內(nèi)部管理做很大改變，要進行業(yè)務(wù)流程的重新組織。這樣，本項目結(jié)束后，企業(yè)員工都面臨著新的業(yè)務(wù)流程、新的崗位職責。這樣，對新流程的培訓(xùn)就顯得意義重大。

    對最終用戶的培訓(xùn)就是教用戶怎么進行系統(tǒng)的日常操作，包括系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)、開發(fā)人員的培訓(xùn)等。在系統(tǒng)實施過程中，有很多數(shù)據(jù)要輸入新系統(tǒng)。而且，系統(tǒng)投入運行后，最終用戶要天天和系統(tǒng)打交道。為保證每個用戶都能熟練地使用新的信息系統(tǒng)，培訓(xùn)就顯得很重要。

    信息系統(tǒng)正常運行后，會有很多有用的數(shù)據(jù)。如果這些數(shù)據(jù)放在那兒不去利用，就不會很好地發(fā)揮系統(tǒng)的作用。所以必須營銷的有關(guān)人員要學(xué)會如何分析數(shù)據(jù)，為企業(yè)決策提供依據(jù)。

    在培訓(xùn)的過程中，如果營銷采用如下的方法，可收到很好的培訓(xùn)效果。

    在顧問的指導(dǎo)下，營銷項目組成員準備培訓(xùn)教材。在本項目中，營銷有專門的模塊負責人，他們因為很多時間和顧問一起工作，而且已經(jīng)接受過顧問的培訓(xùn)，有能力準備培訓(xùn)教材。同時，系統(tǒng)正式投入使用后，模塊負責人作用很大，在準備教材的過程中，模塊負責人可盡快熟悉軟件。

    顧問負責培訓(xùn)模塊負責人（Train trainer），讓這些模塊負責人來負責培訓(xùn)最終用戶。

    最終用戶培訓(xùn)工作要經(jīng)常進行。如果營銷有些員工的計算機基礎(chǔ)不好，要多做培訓(xùn)。

    培訓(xùn)要有一定的獎懲措施。為了提高培訓(xùn)質(zhì)量，建議營銷制訂一定的獎懲措施。如可以規(guī)定，在經(jīng)過一定時間培訓(xùn)后，要進行考試。考試不合格，進行補考，補考不合格，可以采取一定懲罰，以激勵最終用戶學(xué)習的積極性。

        2.4.2.5 系統(tǒng)設(shè)置

    設(shè)置（Setup）是信息系統(tǒng)實施中的一個專門術(shù)語，其含義簡單地講，就是按照營銷的實際情況和需求，配置系統(tǒng)參數(shù)，把一個通用的信息系統(tǒng)變成適合營銷需要的計算機系統(tǒng)。如總帳模塊的系統(tǒng)設(shè)置中，要完成如下工作：

    ☆ 按營銷需要設(shè)置會計科目結(jié)構(gòu)，幣種，會計日歷，最終形成企業(yè)的會計帳套。

    ☆ 按營銷需要設(shè)置憑證的分類和編號規(guī)則。

    ☆ 按營銷需要設(shè)置憑證的審批方法。

    設(shè)置之前，需要準備一份“設(shè)置文檔”。設(shè)置文檔主要內(nèi)容是設(shè)置的詳細步驟，每一步是如何做的。設(shè)置文檔是信息系統(tǒng)實施中的關(guān)鍵文檔，它可以確保系統(tǒng)設(shè)置正確，避免出錯，在需要對設(shè)置做改動時，也有依據(jù)。另外它還是營銷獲得的重要知識產(chǎn)品。

        2.4.2.6 數(shù)據(jù)準備和數(shù)據(jù)初始化

    信息系統(tǒng)的實施有三大因素：人、數(shù)據(jù)、技術(shù)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性對保證信息系統(tǒng)的順利運行很重要。營銷要準備兩種數(shù)據(jù)。

    一種是靜態(tài)數(shù)據(jù)，它們一般不隨時間而改變，如部門、供應(yīng)商基礎(chǔ)資料、客戶基礎(chǔ)資料、會計科目等。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般比較穩(wěn)定，可以提前準備。

    另一種是動態(tài)數(shù)據(jù)，它們會隨時間而改變，如庫存余額、總帳余額、應(yīng)收帳款余額、應(yīng)付帳款余額、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)采購訂單等。這些數(shù)據(jù)要以系統(tǒng)上線切換點的數(shù)據(jù)為準。比如計劃7月份總帳模塊上線，一般以6月30日總帳余額為準。

    在準備數(shù)據(jù)之前，顧問會準備一份“數(shù)據(jù)準備文檔”，在該文檔中將明確如下內(nèi)容：

    數(shù)據(jù)準備時間，范圍。即何時完成，準備何時的數(shù)據(jù)，準備哪些數(shù)據(jù)。

    明確雙方責任責任。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準備由營銷來完成，并保證數(shù)據(jù)的完整性、正確性（實際也只有客戶自己才能做）；顧問只提供數(shù)據(jù)準備的要求、格式。

    數(shù)據(jù)準備的要求。營銷的相關(guān)人員要按顧問要求的格式來進行數(shù)據(jù)準備。

        2.4.2.7 并行和客戶化

    系統(tǒng)實施上線后，有一段新系統(tǒng)和手工同時運行的時間，即系統(tǒng)并行運行期。并行的主要目的是為了保證新系統(tǒng)運行結(jié)果的正確性。營銷的信息系, , , 統(tǒng)實施后，有很多流程和工作方法與以前不相同，并行可以讓營銷的系統(tǒng)最終用戶有一段時間去熟悉。

    并行會增加用戶的工作量，這一點客戶一定要做好充分的思想準備，并做好最終用戶的思想工作。

    在并行之前，顧問會根據(jù)項目實施情況，做好切實可行的并行策略，盡量減少并行工作時間，防止最終營銷用戶出現(xiàn)抵觸情緒。

        2.4.3業(yè)務(wù)流程和ERP系統(tǒng)的規(guī)范化

        2.4.3.1本階段的任務(wù)

    營銷公司ERP系統(tǒng)的實施完畢表明營銷的管理進入了一個新境界：管理規(guī)范化、流程合理化、工作效率化、管理扁平化、決策數(shù)字化等。但管理績效的真正改善尚需一段時日，在這種情況下，有些企業(yè)往往會由于人員問題、舊工作習慣等一系列問題，會造成信息系統(tǒng)運行癱瘓，管理水平再次回到從前。有的企業(yè)并沒有完全發(fā)揮出信息系統(tǒng)的全部效能，對管理的改善并不明顯。其主要問題在于，信息系統(tǒng)實施完成后還有以下三項工作沒有去做：

    完善有效的組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、崗位職責、人員配置、人員職責、關(guān)鍵業(yè)績指標、考評方法。

    企業(yè)績效監(jiān)控系統(tǒng)的建立。信息系統(tǒng)在企業(yè)實施應(yīng)用后，企業(yè)如何使用計算機軟件系統(tǒng)提供及時、準確的信息，以輔助企業(yè)管理決策和監(jiān)控企業(yè)管理績效的變化，這是企業(yè)應(yīng)用信息系統(tǒng)能否在管理上取得很大成效的關(guān)鍵所在。咨詢顧問將根據(jù)企業(yè)管理業(yè)務(wù)與管理模式，幫助企業(yè)設(shè)計一整套企業(yè)管理績效變化動態(tài)監(jiān)控報表體系，并培訓(xùn)企業(yè)各管理層如何運用這套內(nèi)部管理報表體系，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，糾正和調(diào)整管理策略。

    管理自我改善機制的建立。企業(yè)管理改善不可能一次性完成，而是一項長期持續(xù)性工作。這就是如何幫助企業(yè)建立不斷進行管理自我改善的機制。咨詢顧問可幫助企業(yè)組織一次企業(yè)管理水平綜合評價（按指標定量打分，判定一個企業(yè)的管理水平），評價工作完成后，幫助企業(yè)定制一套評價指標體系，并培訓(xùn)企業(yè)如何進行管理水平自我評價，同時幫助企業(yè)制定管理水平持續(xù)改進計劃。

        2.4.3.2例子：崗位設(shè)計、崗位職責、業(yè)績指標、考評方法

    如對銷售部經(jīng)理人員的崗位職責、關(guān)鍵業(yè)績指標、考評方法等可簡單設(shè)計如表。類似的，我們會給出關(guān)于總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、進口部經(jīng)理、出口部經(jīng)理、銷售人員、行政人員的崗位職責、關(guān)鍵業(yè)績指標、考評方法等。

    表. 管理制度舉例（銷售部門經(jīng)理）

主要職責	關(guān)鍵業(yè)績指標	權(quán)數(shù)	考評辦法
銷售計劃的編制與產(chǎn)銷協(xié)調(diào) 訂單處理、發(fā)貨審核與貨物配送 銷售費用預(yù)算控制 銷售政策執(zhí)行監(jiān)督 經(jīng)銷商授信額度的審核與信貸控制 客戶檔案管理與合同管理 應(yīng)收款控制與管理 銷售報表編制 拖欠款的催收 銷售信息的統(tǒng)計與管理 本部門人員的工作分配、協(xié)調(diào)與績效控制 員工培養(yǎng)與團隊精神塑造	訂單處理與發(fā)貨失誤率	30％	訂單處理與配送錯誤次數(shù)÷總的訂單發(fā)生數(shù)＝訂單處理失誤率，分為A，B，C三等，3％以內(nèi)者A，失誤率4－7％者B，失誤率8％以上者C。訂單處理失誤統(tǒng)計來自于客戶、業(yè)務(wù)人員的有事實依據(jù)的反映和定期的巡視與審計發(fā)現(xiàn)。 未經(jīng)許可超過授信額度發(fā)貨，視為嚴重事故，當期累計發(fā)生一次以上者，則不參與該項評分。
	銷售報表填寫與信息統(tǒng)計失誤率	30％	銷管部門定期填報的報表包含「銷售日報表」、「銷售月報表」「銷售季報表」，「應(yīng)收款帳齡分析表」，「銷售計劃表」，「客戶清欠表」，「銷售業(yè)績統(tǒng)計表」等，準確、及時與規(guī)范是表報的要求，失誤率＝失誤報表數(shù)÷報表發(fā)生數(shù)，評分分為A，B，C三等，3％以內(nèi)者A，失誤率4－7％者B，失誤率8％以上者C。
	業(yè)務(wù)管理能力	40％	綜合指標，綜合考評部門工作的績效，包含政策與制度的執(zhí)行情況，信息與客戶管理，跨部門的協(xié)調(diào)，團隊精神與良好改善建議等，分為A，B，C，D，E五等。由直接主管與公司總經(jīng)理聯(lián)合考評。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文