來源:巨靈鳥軟件 作者:進銷存軟件 發(fā)布:2014/11/19 瀏覽次數(shù):4140
商品有組合就有拆解。如現(xiàn)在有一個商品批發(fā)企業(yè),把洗發(fā)水跟沐浴露捆綁銷售。促銷期過后,企業(yè)就需要把剩下的沒有賣出去的捆綁的產(chǎn)品拆解開來,此時,就會發(fā)生拆解作業(yè)。其實,拆解作業(yè)也可以按照ERP系統(tǒng)中的返工工單或者生產(chǎn)訂單作業(yè)來實現(xiàn),但是,這么處理的話,顯然會增加工作量。像拆解這種相對簡單的生產(chǎn)作業(yè)來說,進行如此控制的話,顯然有點牛刀小用的感覺。
為了提高拆解作業(yè)的工作效率,ERP軟件在設(shè)計的時候,根據(jù)拆解作業(yè)的實際特點,剔除了一些拆解作業(yè)管理中不需要用到的控制參數(shù),在ERP系統(tǒng)中獨立設(shè)計了一個拆解作業(yè)的管理流程。下面筆者就結(jié)合一家商品批發(fā)企業(yè)的拆解作業(yè)流程,來談?wù)勅绾螌崿F(xiàn)拆解作業(yè)流程的控制。
步驟一:業(yè)務(wù)部門提出商品拆解流程需求。
當(dāng)某個產(chǎn)品的促銷期結(jié)束時,業(yè)務(wù)部門人員可以通過ERP系統(tǒng)查到所有產(chǎn)品的庫存數(shù)量,包括以前捆綁產(chǎn)品的數(shù)量等等。業(yè)務(wù)部門人員查詢到具體的庫存數(shù)量之后,若需要把這些產(chǎn)品重現(xiàn)拆開出售的話,就可以在系統(tǒng)中觸發(fā)商品拆解流程需求。
步驟二:拆解單輸入。
拆解單的輸入方式有兩種,一是手工輸入,二是自動生成。手工輸入是用戶手工輸入需要拆解的產(chǎn)品以及數(shù)量。手工輸入的方法就是比較麻煩,而且,需要用戶先去查詢這個產(chǎn)品的庫存數(shù)量。自動生成,是指用戶根據(jù)以前的組合單,來生成拆解單。自動生成拆解單的方式有兩種,一是先找到原先的組合單,然后直接按組合單上的“生成拆解單”按鈕,系統(tǒng)就會自動生成對應(yīng)的拆解單;二是先手工建立拆解單,然后點“單據(jù)來源于”按鈕,找到原先的組合單,系統(tǒng)就會根據(jù)組合單的內(nèi)容生成拆解單。在利用自動生成拆解單的功能時,要注意一個問題,其默認的拆解單的數(shù)量都是該產(chǎn)品的庫存數(shù)量,而不是組合單上原先組合的產(chǎn)品數(shù)量。也就是說,在自動生成拆解單的時候,用戶要保證要拆解的產(chǎn)品的庫存數(shù)量的準確性。
另外,還需要一個問題,就是在建立拆解單的時候,一張拆解單只能拆解一個產(chǎn)品。若需要拆解兩個以上的組合產(chǎn)品時,就需要建立多張拆解產(chǎn)品。還好,大部分企業(yè)的話,在同一個時間點,基本上也只會發(fā)生一個產(chǎn)品的拆解作業(yè)。
步驟三:拆解單審核。
關(guān)于拆解單的審核,系統(tǒng)中采用的是多級審核的流程,這是跟實際作業(yè)相符合的。在一般生產(chǎn)作業(yè)流程中,有銷售訂單與生產(chǎn)訂單,各個部分負責(zé)審核各自的單據(jù)。但是,在拆解作業(yè)流程中,拆解單即是業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)請求單,也是倉庫部門的生產(chǎn)任務(wù)單,一張單據(jù)起到兩張單據(jù)的作用,所以系統(tǒng)在設(shè)計的時候,把拆解單設(shè)計成多級審核的流程。不過,這里要注意一點,倉庫部門負責(zé)人在審核拆解單的時候,不能對拆解單進行任何的修改,他只能做一個判斷,就是同意拆解還是不同意拆解,而不能對拆解的數(shù)量或者拆解的方式進行更改。當(dāng)倉庫主管不同意拆解的時候,就需要業(yè)務(wù)部門對拆解單進行更改,然后進行重新審核。
在審核的時候,用戶還可以添加一些審核的控制條件。如在系統(tǒng)初始化的時候,用戶可以設(shè)置,當(dāng)拆解單的數(shù)量小于拆解產(chǎn)品的庫存數(shù)量的時候,該如何處理?系統(tǒng)提供了幾種級別的處理方式。一是不判斷,在這種處理方式下,單據(jù)審核的時候不會去判斷拆解產(chǎn)品的庫存數(shù)量是否足夠。二是警告,在這種處理方式下,在單據(jù)審核的時候,系統(tǒng)會比較拆解單上的數(shù)量與庫存數(shù)量是否一致,當(dāng)拆解單上拆解數(shù)量超過需要拆解產(chǎn)品的庫存數(shù)量的時候,系統(tǒng)就會彈出警告窗口;但是,只使警告,用戶可以忽略這個警告信息繼續(xù)審核。三是拒絕,在這種處理方式在,跟第二種處理方式一樣,單據(jù)在審核的過程中,會比較兩個數(shù)量,當(dāng)拆解單的數(shù)量大于拆解產(chǎn)品的庫存數(shù)量時,系統(tǒng)就會直接拒絕單據(jù)的審核動作。
所以,在拆解單上有直接查詢該拆解產(chǎn)品的庫存的功能。為了保障拆解單審核成功機率,用戶在拆解單建立的時候,有必要去查詢一下拆解單的拆解產(chǎn)品的庫存數(shù)量。
步驟四:倉庫拆解。
在拆解單審核后,倉庫部門就要開始對產(chǎn)品進行拆解。在拆解的過程中,有時候難免會對原有的產(chǎn)品進行破壞。如沐浴露包裝盒子壞了等等。這些壞了的產(chǎn)品在系統(tǒng)中叫做廢品或者不良品,需要繼續(xù)走廢品或者不良品處理流程。而其余沒有損壞的產(chǎn)品,則會在倉庫拆解作業(yè)完成后,進行入庫動作。拆解作業(yè)雖然是手工作業(yè),不受ERP系統(tǒng)的管理控制。但是,為了后續(xù)操作的方便,才拆解作業(yè)進行的時候,最后能夠遵循如下建議:
1、對于拆解作業(yè)中產(chǎn)生的不良品與廢品要進行如實的紀錄。因為這些不良品與廢品對于最后拆解過程中導(dǎo)致的庫存數(shù)量的變動具有直接的影響。也就是說,在沒有廢品或者不良品的情況下,拆解后的產(chǎn)品可以直接入庫。但是,有不良品與廢品的,則會影響這個入庫的數(shù)量問題。
2、有些產(chǎn)品還有保質(zhì)期管理的要求。如這個洗發(fā)水或者沐浴露,就有保質(zhì)期管理的要求。對于這個拆解產(chǎn)品入庫的時候,保質(zhì)期從什么時候開始算起呢?一般來說,當(dāng)然是按其原先的入庫日期算起,而不是按現(xiàn)在產(chǎn)品拆解后的入庫日期算起。為了系統(tǒng)自動管理這個產(chǎn)品保質(zhì)期日期,最好在拆解單作業(yè)運行的時候,能夠運行“自動生成拆解單”作業(yè),即把組合單根拆解單關(guān)聯(lián)起來。如此的話,系統(tǒng)就會根據(jù)組合單中某個產(chǎn)品的具體保質(zhì)日期來判斷拆解后產(chǎn)品的保質(zhì)日期。但是,若組合單中組合的產(chǎn)品的保質(zhì)日期有多種,則此時,系統(tǒng)就不能夠自動判斷拆解產(chǎn)品后的保質(zhì)日期。此時,就需要用戶手工來進行判斷。無論是系統(tǒng)自動判斷,還是手工判斷,要知道保質(zhì)期是一個不容小視的問題,不然會造成大麻煩,為了準確期間,在拆解的時候,最好能夠紀錄拆解產(chǎn)品的保質(zhì)期,這一般在拆解產(chǎn)品的包裝盒子上都會有明確的標識。然后在系統(tǒng)單據(jù)中進行核對,若發(fā)現(xiàn)有錯誤的話,要一一改正過來。只有如此,才能夠保證入庫的產(chǎn)品保質(zhì)期的準確性,才可以避免后續(xù)的消費糾紛。
3、對于不同保質(zhì)期的產(chǎn)品需要分別的放置。對于保質(zhì)期的管理,不僅僅是一個數(shù)字的管理,而是對于實際產(chǎn)品的控制。為了節(jié)省后續(xù)的工作,在拆解的時候,若發(fā)現(xiàn)有不同產(chǎn)品保質(zhì)期的,最后能夠在拆解的時候,就進行歸類,如此的話,在真正入庫的時候,就需要在再進行整理。
步驟五:拆解單完工。
當(dāng)拆解單完工的時候,用戶也不需要像其他作業(yè)一樣,利用錄庫單對拆解后的產(chǎn)品進行入庫,而可以直接通過拆解單上的“拆解單完工”按鈕,來完成拆解后產(chǎn)品的入庫動作。不過,這畢竟也是產(chǎn)品的入庫動作,有一些注意點,還是必須要重視。
一是在上個步驟中,已經(jīng)強調(diào)過的產(chǎn)品保質(zhì)期問題。對于一般入庫作業(yè)來說,產(chǎn)品的保質(zhì)期可能是從產(chǎn)品入庫后算起。但是,對于產(chǎn)品拆解作業(yè)的保質(zhì)期,就不能夠按照拆解后產(chǎn)品的入庫日期開始算起了。這也是為什么把拆解作業(yè)跟普通的生產(chǎn)作業(yè)區(qū)分開來管理的一個重要的原因。總之,用戶在運行拆解作業(yè)完工作業(yè)之前,需要先核對拆解產(chǎn)品的保質(zhì)期信息,只要在保質(zhì)期信息準確之后,才可以運行這個作業(yè)。另外,系統(tǒng)在檢測到分解后的產(chǎn)品有保質(zhì)期管理的話,也會自動彈出一個警告信息,讓用戶檢測保質(zhì)期信息的準確性。
二是對于拆解后產(chǎn)品的庫位管理。有些企業(yè),拆解后的產(chǎn)品入庫時,入的仍然是以前產(chǎn)品的入庫庫位;但是,有些企業(yè)則不同。如筆者的這家企業(yè),它們把拆解后的產(chǎn)品跟原先的產(chǎn)品是分開存放的,這主要是為了便于后續(xù)的管理。所以,在運行拆解單入庫完工作業(yè)之前,員工還需要判斷庫位設(shè)置是否準確。一般在單據(jù)初始設(shè)置的時候,可以設(shè)置這個具體的庫位。若沒有設(shè)置的話,則系統(tǒng)會默認采用這個產(chǎn)品的默認倉庫與庫位進行存放。
三是當(dāng)拆解單完工后,系統(tǒng)會自動調(diào)整庫存數(shù)量。不過在系統(tǒng)設(shè)計時,認為拆解單所導(dǎo)致的庫存數(shù)量變動是倉庫數(shù)量的異常變動。不僅可以在普通的庫存報表中,查到這個變化情況;也可以在庫存異常波動報表中,查詢到這個拆解單作業(yè)所造成的庫存數(shù)量變換情況。這主要是為了方便后續(xù)的查詢。
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