因為采購管理直接涉及到企業資金的流出，所以，在實際業務中，非常受企業投資者的重視。在實際管理中，對于投資者來說，他們主要擔心的問題是：

1、我采購的價格是否準確？采購員跟供應商有沒有私自串通，拿取供應商回扣，抬高材料價格，損害公司利益的行為？

2、采購員采購的內容是否準確，有沒有因為不負責任而下錯采購單的情況?

3、原材料能否及時到貨，能否滿足清購部門的需求，等等。

為了解決企業投資者的難題，系統中提供了相關的解決方案來幫助企業用戶解決問題。下面我以一家外資企業的采購管理流程為背景，介紹一下在采購管理中ERP系統所操作的重點以及提高操作效率的技巧。

第一步：請購單維護。

需要采購部門采購的需求一律來自請購單，無論是哪個需求部門。在實際管理中，可能不同的部門都有物料清購的需求，如銷售、生產、研發、甚至采購部門自己，為了管理的方便，我們一般強調，無論是誰需要材料，都必須通過清購單來清購，采購部門自己要也不例外，不能夠省略清購這個步驟。這主要是為了單據統一的需要。如此的話，我們就可以設置采購單必須具有清購來源。這是對采購部門無單采購的一個很好的控制手段。

但是，采購部門在收到其他部門轉過來的請購單之后，仍然要進行一些必要的維護。因為物料需求部門跟采購部門對于同一種物料需求其關注的內容不同。物料需求部門關心的是我需要什么物料、什么時候需要、需要多少數量等等;而對于物料的價格、有誰提供的、如何購買核算這些內容的話，只有采購人員才值得去關心，而對于物料需求部門，可能沒有這方面的精力、也沒有這方面的專業技能去對此進行關心。

所以，采購員在運行請購單轉采購單的時候，還需要對請購單進行一番檢查，以保證正確生成采購單。

為了方便采購員的管理，有些ERP系統把需求部門請購物料用的請購單跟采購人員請購單維護的窗口是分成兩個獨立的窗口。個人認為這個設計比較人性化，比較方便采購人員進行清購單的維護。

在請購單維護的過程中，采購員主要需要關注以下信息：

一是在請購單維護窗口中，是否有供應商以及供應商是否準確。因為大部分時候，物料需求部門他們并不知道他們所需要的材料是由哪個供應商提供的，所以，在清購單生成的時候，沒有強制要求所請購的物料一定要有供應商。但是，我們都知道，在請購轉采購的過程中，若物料沒有定義供應商的話，則在生成采購單的過程中，就會出現錯誤。所以，采購員在采購單維護的過程中，還需要查看清購單中，所有的物料是否有對應的供應商，并且，該供應商是否準確。這是一個非常重要的步驟，因為這個會直接影響到后續采購單作業的生成工作。

二是若請購的材料是否有價格。有些價格管理比較嚴格的企業，在根據請購單轉換成的采購單中，價格是根據供應商基本價格表中帶出來的，不允許采購員進行修改。如此的話，在請購單維護的時候，就需要進行一一的核對，看看請購列表中有沒有沒有定義采購價格的材料，若沒有的話，需要在采購單轉換之前定義好物料的價格，以減少后續更改價格的麻煩。這種漏掉價格的情況，在新材料的采購上經常出現。如現在有個材料B，跟A非常類似，只是顏色不同。其供應商、價格都是跟A一致。但是，采購員在建立物料品號信息的時候，就可能只建立了基本信息，而沒有定義B材料的價格。此時，在清購單維護中，也就沒有默認的價格了。所以，在請購單維護的時候，還需要注意價格這個問題。

三是需求日期的問題。如現在有三張銷售訂單或者生產訂單都需要用到某個材料A，但是，其需求日期是不同的，分別是6月7日、6月10日、6月12日。根據采購單生成規則的定義，不同的需求日期會生成不同的采購訂單。但是，在實際采購管理中，有時候可能采購員需要調整這個需求日期，把這個材料A的三個需求合并成一個下給供應商，以取得價格方面的優勢等等。此時，在請購單維護的時候，采購員就需要跟各方面協調好，調整好物料的需求日期。一般都是按最早的需求日期來計算，即把A物料的需求日期都改為6月6日。如此的話，在生成采購訂單時，就會把這三個物料合并成一張采購訂單。

這里要注意，我也遇到過其他牌子的ERP產品，在這處理上可能稍微有不同。他們若遇到請購單上同一個物料有不同需求日期的話，在采購單上會合并成一張采購訂單，只是采購訂單上有三個不同交貨日期的條目。也就是說，采購員可以在采購單上再對交期進行修改。但是，我個人認為這有一個不好的地方。假設我們把這三個物料的交期改為一致，都是6月7日。但是，在采購單上因為有三個條目，所以，在根據采購單轉換成收貨單時，在對應的收貨單上也會有三個條目，而供應商送材料是一次性送過來的，如此的話，倉庫管理員還不得不把數量區分開來入庫。這處理起來明顯沒有上面的那種方案簡便。

當然，若企業實現了無庫存生產，那么也就不需要調整需求日期了。需求部門什么時候要，那就要求供應商什么時候到，就不存在合并不合并的問題了。

最后要說明一點的就是，在請購單維護窗口對請購信息進行維護時，為了保證記錄的完整性，一般不會修改請購的原始信息。如此的話，以后出現什么問題，還可以查詢原始記錄。這也是一個比較人性化的設計吧。

第二步：清購轉采購作業。

請購單轉采購單作業時系統的一個批處理作業，其主要作用就是根據請購單的內容轉換成采購單。在這支批處理作業中，我們需要注意幾個地方：

一是在這個轉換的過程中，系統會進行一個判斷，即當某個材料沒有供應商的時候，該材料就不會被轉換到采購單上去，系統會提示錯誤信息。至于其他材料能否成功轉換成采購訂單，不同的系統有不同的處理方法。有些ERP產品是只要有一個不成功的話，則就會進行事務回滾，所有的材料都不會被生成采購單。而有的ERP系統，則只是沒有定義供應商的物料不會被生成采購單，而其他的物料仍然按既定的規則生成采購單。這兩種方法各有利弊。如果按照前面一種方法，即一個失敗全部失敗的話，則當一種物料供應商沒有確定的話，那其他物料也將不能被采購。這顯然設置的比較死。若按照后一種方式處理的話，也會有一個問題。如現在有三個材料A、B、C，其本來是同一個供應商的，但是因為一時疏忽C材料沒有定義供應商。此時，運行這個請購轉采購的作業時，材料A、B會生成采購單，假設該采購單為“20080619001”，而C材料沒有生成。然后我們把C材料的供應商指定完畢后，再生成采購單的時候，就生成了一張新的采購訂單，即“20080619002”，也就是說，A、B、C雖然都是同一個供應商，并且來源于同一個請購需求，就是因為這個供應商的問題，被活生生的分開正兩張采購訂單了。這對于采購訂單的分發、后續收貨等等，都會遇到一些不小的麻煩。所以，這兩種不同的處理方式，我們在實施ERP項目的時候，要注意這個區別。

二是采購訂單的轉換規則。在同一張請購單中，有不同的供應商的東西，材料的需求日期也可能不同。那么在請購單轉換為采購單的過程中，如何對請購需求進行分單呢?這不同的ERP系統也有不同的處理方式。有些ERP系統是定死的，當供應商不同、交期不同的話，則必須分單。而有些ERP系統則提供了一些用戶定制方面的功能。如供應商不同，當然必須分單;但是，交期不同是否一定要分單呢，則就要看企業具體的需求了。企業自己可以通過系統配置來決定是否要進行分單。如此設計的話，就可以提高系統的靈活性了。

第三步：采購單維護。

若在請購單維護的時候，相關信息都確認完畢了，那么在采購單維護的時候，就稍微省事一點了，不過，在采購單維護的時候，還有幾個業務需要注意操作。

一是在采購單維護的時候，在采購單還沒有審核之前，有可能需要變更供應商。此時，要注意不同的ERP系統的處理方式。有些ERP系統，在采購訂單處直接更改供應商之后，其對應的價格等也會自動更新。而有些ERP系統，在采購訂單單頭把供應商改變之后，其單身的價格不會自動更新，還需要用戶手工更新。所以，用戶在具體的操作時，要注意這個區別。 

二是采購單生成之后，可能最后采購會決定某項物料不采購了，而是有企業自己生產或者利用其他材料代替。此時，這個條目也不要刪除，而是改為無效或者指定結束。因為刪除之后，在請購單轉換成采購單作業中，會認為這個條目沒有生成過采購訂單，仍然會有顯示。所以，遇到這種情況，直接在采購單上把數量改為0或者指定結束即可。

第四步：單據傳遞與存檔。

單據的傳遞比較簡單，只是需要注意一個問題。若是通過電子文檔傳遞訂單的，如發給供應商或者企業自己存檔備份的，最好是把這個單據轉換成不可寫的PDF格式為好。這可以保證單據內容不被非法的修改，可以保障單據內容的一致性。

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