X支點軟件有限公司
2004年8月15日
ERP管理系統解決規劃
-------XX有限公司
針對**XX有限公司的需求內容，結合企業的現狀，我公司針對企業的實際情況與ERP實施的通常規劃方式，對**XX有限公司的ERP管理系統進行了如下的系統總體規劃。
面對企業的管理系統，我們一定要以管理的核心為起點才可以有效的管理企業，才可以開發并成功實施管理系統，企業運轉、創利的前提也就是如下圖所示的過程。
結合現在X眼鏡的管理水平與**XX的管理水平與管理能力，我們公司所規劃實施的ERP系統也會抓住這一流程，讓相對比較獨立的部門與管理職能可以通過系統的運用更加有效的聯合為一個企業整體，這樣也就可以更加清楚的管理企業的運轉了。
我想以下面的圖示來引出我們所規劃的XX的ERP系統。
結合現在企業有生產工廠與銷售公司的現狀，我們也會以生產工廠的內部生產及物流管理與銷售公司的銷售及配貨管理來進行系統的規劃，但是針對眼鏡企業在產、銷過程中出現的一些問題，我們建設企業在產銷的管理中更加大對開發設計、產品PDM及樣品的管理，這樣不僅可以促進生產、銷售兩方面的規模發展，更是企業長遠發展的基礎。
從開發設計、生產、銷售三個方面我們就可以從總體上來規劃企業的ERP管理系統了，下面我們將詳細的闡述我們對**XX的ERP系統的規劃。
ERP管理系統規劃
-------XX有限公司
ERP管理系統的開發與實施，要求有明確的目標與方向，我們的系統規劃就是要給ERP管理系統的開發與實施提供可供參考的目標與方向，也就是要規劃ERP系統是怎么樣一步步的實現的，以及在過程中我們應該做些什么或是應該注意些什么。
ERP的順利實施應該遵循以下的流程：
結合這一流程我們就可以清楚我們每一步應該做什么，那么我們下一步就是要形成系統的解決方案了。
ERP管理系統總體解決方案
-------XX有限公司
結合企業的需求和企業的現狀，我們提供如下系統解決方案。
系統的解決方案我們多以流程的方式來反映，而后的數據模型我們會詳細的闡述企業數據的流轉方式，希望企業用戶可以理解。
我們先來看看ERP系統解決的總體流程。
通過以上的總體規劃流程，我們可以把企業中的各個職能部門與職能單位有機的通過系統結合起來，并進行詳細的分工，這樣就可以把企業的運轉結合為一個系統的整體，可以更加有效的管理企業，但是系統的運用又要求企業的崗位職責明確，各盡其職，分工合作，同時在管理上又能進行溝通、相互協調，只有這樣企業和ERP管理系統才可以更加順暢的實施與運用。
上面的流程希望企業客戶可以提出保貴的意見我們也可以進一步的深入。
下面我們來分模塊來提出我們的解決辦法。
ERP管理系統解決方案
-------XX有限公司
上面我們已從大局提供了一個解決的流程，也許企業客戶會認為，這樣的管理是一種理想中的管理，可能不切合實際，那么我們可以從下面一步步的操作解決流程中來看這樣的流程是不是可以為企業帶來效益，因為一個再好的系統，再好的管理理念都是從細小的環節上體現的，那下面我們就分模塊一步步的闡述企業我們的解決方案。
一、商務部解決方法：
商務部是企業產品銷售的窗口，是企業與客戶、第三方流通企業及為我們加工產品的成品供應商之間交往最為緊密的部門，所以在商務部最主要解決的問題也就是企業與客戶第三方流通企業及為我們加工產品的成品供應商之間的業務往來，這樣就要企業可以合理的協調好企業與客戶、第三方企業及成品供應商的關系，與之形成一種良性的合作機制，最主要的也就是客戶管理、成品委外生產管理、客戶訂單管理、報關及運輸的管理，所以我們以下面的流程方式來解決商務的管理問題。
以上的流程是商務部門日常處理的主要工作，同時也是我們要重點管理的部分。其中的一些審核過程沒有寫在流程內，下面我來對這一流程的功能實現進行解釋。
1、客戶檔案的建立可以存儲客戶的基本信息，我們的跟蹤記錄與我們之間的銷售記錄，我們之間的財務結算記錄，這樣有利于我們對客戶的信用等級進行評估。
2、在商務部可以對客戶PI，中文訂單及委外加工訂單及托運、報關等內容進行分級審核。
3、客戶PI可以靈活的輸入、可以支持多種單位多種貨幣。
4、規范的客戶PI可以直譯為中文訂單。
5、為了客戶資料的保密，在進行訂單操作時我們全部運用客戶的編號，不錄入實際的客戶信息。
6、訂單中的鏡架顏色與鏡片顏色可直接與生產管理中的電鍍與采購中的鏡片采購進行銜接，減少了操作中的大量重復工作。
7、商務部可直接調用生產部的生產進度進行跟單，同時也可以調用查看設計部門的最新設計來提高銷售的成功率。
8、商務部的數據與各部門的數據進行無縫連接，可以直接提供數據給財務部、生產部，也可以直接運用別的部門的數據。
9、對委外加工的成品我們也可以進行跟蹤，保證每一筆訂單可以及時的完成。
10、對于成品發貨與托運、報關我們會針對這一流程的具體操作方式進行數據的操作，以求可以與第三方企業之間進行最大限度的數據交換。
11、商務部支持異地操作，可以通過實時的數據連接或是定時的數據通信來完成。
二、采購部解決方法：
采購部主要是負責工廠內部生產及辦公運用的配件與物品的采購，是企業運轉的一個支撐性部門，是企業全面生產可以及時順暢進行的保證，而采購部的主要工作是針對生產計劃部門制訂的采購計劃進行采購，對比供應商的產品質量、價格，為企業采購到質量最好、價格最低的產品，同時又要及時準確的讓物料到位，最大可能的減少庫存積壓，又不致于影響生產，所以采購部也是我們控制成本的一個關鍵部門，采購部的操作流程如下圖所示。
以上是采購部的日常工作流程，也是我們要重點管理的部分，下面我們就對采購部的工作流程進行詳細的解釋。
1、 各部門的采購計劃自動移交給采購部，采購部按已審核的計劃進行采購即可。
2、 采購部的審核包括采購計劃的審核、采購訂貨單的審核等審核流程。
3、 采購部對采購計劃內的物品可進行模糊查詢，以比較哪家的價格更高，從而決定采購的供應商。
4、 對于一部分現金采購的物品，我們會讓各部門填寫申購單，交相關部門審核后轉采購部采購。采購部采購完成后到財務進行核銷帳務。
5、 對于已下的采購訂貨單，我們會根據交期與倉庫的入庫單進行跟蹤，有利于我們的采購及時到位。
6、 采購有嚴格的權限管理，我們對于采購的物料可以分采購人員采購，同時在采購入庫的過程中，我們也會分權限來控制實際的來料數量，以免造成不必要的多購，積壓庫存。
7、對于采購入庫的物料，我們可以直接轉財務形成應付款項，并可以記錄已付款項，這樣數據的有機結合利用，可以大大的提高工作的效率。
8、 采購部可以通過采購退貨，采購交期、供應商的品質、價格來評估供應商的等級。
9、采購部可以通過物品采購的準確性，及時性和采購的成本來評估采購人員的績效。
10、車間生產損耗過多或是別的原因造成的配件不足的情況下的申購處理。
11、采購部的數據可以直接與生產部、倉庫、財務等數據結合。
三、倉庫解決方法：
倉庫中生產型企業的物流中轉站，是企業運轉中最重要的部分，是占用企業大量資金的部門，所以合理的管理與控制倉庫是企業比較重要的問題。倉庫的要求是流轉快，占用資金少，同時可以滿足生產的需要，這就要求倉庫管理的過程中有合理的分級權限管理，同時面臨倉庫占有大量的資金，所以倉庫的帳目一定要清楚，可以為企業的生產運轉提供幫助。
原材料倉庫工作流程
成品倉庫工作流程
倉庫的流程是主要是因業務的需要進行必須的出入庫操作，并能保管好倉庫的存貨，但是他是企業中最重要的部門，所以倉庫的管理是ERP系統中最重要的部分，他是企業信息、資金、物流流轉的中樞，我們一定要以資金管理的眼光來看待倉庫的作用，同時也是企業中重要的管理信息的反映點，所以我們下面就對倉庫管理的工作流程進行詳細解釋。
1、存貨要運用ABC分類的原則進行分類。
2、倉庫的存貨要有多單位的處理，比如有些物品是以桶購進，而生產又是以公斤進行領用的。多單位之間要有單位的換算關系。
3、倉庫的管理一定要有貨位號的標識。
4、倉庫中按訂單生產計劃購進的物品一定要有產品的標志卡，在采購入庫的時候就進行標志，這樣可以減少領料的錯誤，同時又便于物料的控制。
5、倉庫中的物品因物品屬性的特殊性，有需要先進先出的物品一定要明確的運用先進先出的方式來操作。以免造成過期報廢等浪費。
6、對于庫存物料的價值，我們也要通過先進先出或是移動加權平均法來計算庫存存貨的單價，以最終確定庫存存貨的價值。
7、除低值易耗品外的訂單生產計劃用料一定要與生產計劃關聯，以方便財務核算訂單的生產成品，同時也可以跟蹤材料的損耗。
8、低值易耗品要有詳細的出入庫記錄，這部分物料可以按月進行分攤成本。
9、入庫的分權限管理，可以有效的控制入庫的準確性，比如采購500，倉庫人員可以多入5%，5%以上的部分是不可以入庫的，這樣就可以把庫存降到最低，減少庫存積壓。
10、庫存盤點，每一個間隔的時間內進行庫存盤點，時間間隔可以由企業客戶方自定，盤點時對帳面庫存進行修正，讓庫存量可更準確的反映倉庫的庫存，同時也是倉庫管理中必須經過的步驟。
11、為了更加方便的管理倉庫的庫存，軟件會形成庫存的臺帳，以便倉庫管理人員或是更高層次的管理人員進行查詢。
12、面對系統的數據操作控制，我們一般不建議用戶可以更改已完成任務的單據，在單據出現操作錯誤時，我們可以通過專門的沖帳單進行沖帳，這樣就可以在不改變原有記錄的情況下對操作中的錯誤進行修正。
13、對于倉庫中有不同屬性的物品，且物品的屬性又不易通過編號來完成的部分，我們通過增加物品屬性的辦法來解決，比如，腳套，成品架的顏色都不可能通過編號來反映，這樣我們就必須增加顏色的物品屬性，在日常的出入庫操作中進行區分，同時我們也支持顏色可以直接從中文的訂單來調用，這樣即可以減少手工輸入中的失誤，又可以與訂單生產計劃緊密結合。同時對于腳絲、腳套這部分有長度、孔徑等屬性的物料，我們也需要增加一個屬性來解決。
14、倉庫的數據要進行年度的帳套管理，這樣不僅可以減少數據以提高計算機的工作效率，同時也可以方便我們的操作，庫存結轉，這樣就可以形成新的一個帳套。
15、可以記錄庫存物品的流轉周期，這樣我們就可以把一些長期不用的呆貨發現并進行處理了。比如我們可以設定，庫存物料在半年內沒有進行操作的就視為呆貨處理。
16、對于存貨中的一些量較大，又有一定區分的物品我們根據企業的管理要求來進行程序的實現，以保證企業可以順利的運用。
17、對于倉庫中日常的出入庫操作，我們會根據實際的需要對倉庫的出入庫類型進行定義，同時進行必要的數據共享運用，如數據的導入，數據的核對等操作，這樣就可以最大限度的滿足企業的需求，同時也減少了程序的維護。
18、通過倉庫與車間入庫的數據，結合產品結構的對應關系，我們可以計算出車間的庫存量，以更好的對物流進行控制。
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